Документальное подтверждение расходов

(Письмо ФНС РФ от 17.05.2016 г. № АС-4-15/8657@)

ФНС РФ отметила, что НК РФ не содержит перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на необходимость их соответствия действующему законодательству.

Из ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что формы первичных учетных документов, содержащие установленные п. 2 указанной статьи обязательные реквизиты, определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» определено, что перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза, является транспортная накладная, форма которой утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272.

Таким образом, в сфере регулирования перевозок автомобильным транспортом действующее законодательство устанавливает специальные требования в отношении форм первичных учетных документов, оформляющих такого рода операции.

В части исполнения налогоплательщиками обязанностей по представлению налоговым органам для ознакомления подлинников документов необходимо иметь в виду следующее.

Из совокупности норм ст. 153 и ст. 161 ГК РФ следует, что действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме.

Согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст) подлинником документа является первый или единичный его экземпляр.

Таким образом, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

При этом замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.