Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Новый стандарт
(Приказ Минфина РФ от 16.04.2021 г. № 62н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», зарегистрирован в Минюсте РФ 07.06.2021 г. № 63814)
В соответствии со ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к документам в области регулирования бухгалтерского учета относятся:
1) федеральные стандарты бухгалтерского учета, федеральные стандарты бухгалтерского учета государственных финансов;
2) отраслевые стандарты бухгалтерского учета, отраслевые стандарты бухгалтерского учета государственных финансов;
3) нормативные акты Центрального банка РФ, предусмотренные ч. 6 ст. 21 Закона № 402-ФЗ;
4) рекомендации в области бухгалтерского учета;
5) стандарты экономического субъекта.
Федеральные и отраслевые стандарты обязательны к применению, если иное не установлено этими стандартами.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
В настоящее время действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105.
Положение утратит силу с 1 января 2022 года.
Комментируемый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» применяется с 1 января 2022 года.
Однако организация может принять решение о применении Стандарта 27/2021 до указанного срока.
Стандарт устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.
Для целей Стандарта:
а) под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;
б) под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Требования к документам бухгалтерского учета
Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также комментируемым Стандартом.
Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке.
Исключение составляют случаи если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке.
При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
В остальных случаях первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета записывается в регистрах бухгалтерского учета в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом.
Однако величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записывается в регистрах бухгалтерского учета одновременно в такой валюте и в рублях, если иное не установлено федеральными стандартами бухгалтерского учета, принимаемыми в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете».
Ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Установлено, что при указании реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в первичном учетном документе:
а) в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события;
б) в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни;
в) в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее – оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
При составлении экономическим субъектом первичных учетных документов допускается:
а) оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
б) оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (в частности, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (в частности, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, предусмотренного ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. № 106н (в частности, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату;
в) оформлять ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учетным документом;
г) использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что указанные документы содержат все установленные ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:
а) полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям);
б) отражение объектов бухгалтерского учета в хронологической последовательности (далее – хронологическая запись) и систематическое накапливание информации о них на счетах бухгалтерского учета (далее – систематическая запись);
в) ведение бухгалтерского учета на синтетических счетах (далее – синтетический учет) и аналитических счетах (далее – аналитический учет);
г) системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
д) обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных учетных документов);
е) достоверность информации (полнота и точность представления объектов бухгалтерского учета);
ж) своевременность информации (формирование информации об объектах бухгалтерского учета в период, когда эта информация необходима ее пользователям);
з) юридическую значимость учетных записей (свойство учетных записей выступать в качестве подтверждения объектов бухгалтерского учета, включая свершившиеся факты хозяйственной жизни).
Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета.
Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам, установленным ч. 2 с. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение срока хранения документов бухгалтерского учета не меньшего, чем установленный ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой).
При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом).
При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.
Экономический субъект должен обеспечить однократность принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа.
Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.
Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.
Исправление документов бухгалтерского учета
Допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом требований Стандарта, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.
Исправление в документе бухгалтерского учета производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные.
Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа.
При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым.
Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.
Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.
Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем внесения в него исправительной записи по счетам бухгалтерского учета.
Исправительная запись производится в форме записи на ту же сумму, что и ошибочная запись (часть суммы ошибочной записи), но со знаком минус (сторнировочная запись), либо в форме записи на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины (дополнительная запись).
Хранение документов бухгалтерского учета
Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством РФ.
Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ.
В случае если законодательство или правила страны – места ведения деятельности за пределами РФ требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухгалтерского учета.
В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.
Документооборот в бухгалтерском учете
Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта.
Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать:
а) своевременное отражение объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
б) предотвращение несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы.
Статья открыта для подписчиков журнала «Академия Бизнеса»
Войдите на сайт или получите пробный доступ, вам откроются все статьи и сервисы для бухгалтера.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Подписка ещё не началась!
Дата начала подписки: {{this.$store.state.user.subscribe_start}}.
После этой даты вы сможете пользоваться доступом к журналу.