Если работник не вернул подотчетные деньги
Работник при направлении в командировку получил под отчет командировочные. Согласно авансовому отчету у работника осталось 10 000 рублей. Но в кассу он их не возвращает, говорит, что у него нет денег.
Как организации правильно удержать эти деньги? Возникает ли НДФЛ? Нужно ли начислять страховые взносы?
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Ст. 137 ТК РФ установлено, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
В данном случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
В письме от 09.08.2007 г. № 3044-6-0 Роструд разъяснил, что решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.
Таким образом, Вы должны издать соответствующий приказ об удержании денежных средств из зарплаты работника в строго установленное время – не позднее чем за месяц со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм.
В противном случае для взыскания денег придется обращаться в суд.
Следуя разъяснениям Роструда, необходимо, чтобы работник расписался в приказе об удержании (письменное согласие).
В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок, отражаются:
ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Удержание из зарплаты указанных подотчетных сумм отражается:
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 94.
С невозвращенных в срок подотчетных сумм НДФЛ не начисляется.
Ведь подотчетные суммы не являются доходом работника.
Это – задолженность работника перед организацией.
При удержании подотчетных сумм из зарплаты задолженность закроется.
В письме от 24.09.2009 г. № 03-03-06/1/610 Минфин РФ сообщил, что денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены.
Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.
В случае если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
Отметим, что арбитражная практика по данному вопросу противоречива.
Так, например, ФАС Центрального округа указал, что денежные средства, выданные работнику под отчет, не являются его доходом, так как не переходят в собственность работника, в связи с чем у налогового органа отсутствовали правовые основания для предложения доначисления обществу удержать и перечислить в бюджет спорную сумму НДФЛ, а также соответствующих сумм пени и штрафных санкций (постановление от 19.07.2016 г. № Ф10-2385/2016).
А Президиум ВАС РФ считает, что если установлено отсутствие каких-либо доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных работником, то согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом физического лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (постановление от 05.03.2013 г. № 14376/12).
ФНС РФ письмом от 24.12.2013 г. № СА-4-7/23263 направила для использования в работе Обзор практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным Судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного Суда РФ за 2013 год, в котором приведено и вышеуказанное постановление Президиума ВАС РФ.
В отношении страховых взносов по данному вопросу Минтруд РФ сообщил, что в случае если работодатель удержал из заработной платы работника подотчетные денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения по страховым взносам не возникает.
В том случае, когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, данные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (письмо от 12.12.2014 г. № 17-3/В-609).
Аналогичное мнение и у ФСС РФ (письмо от 14.04.2015 г. № 02-09-11/06-5250).
Если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами и вернет деньги, то, разъяснил Минтруд, в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.
Отметим, что по мнению Минфина РФ, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов в 2017 году следует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда РФ по соответствующему вопросу (письмо от 16.11.2016 г. № 03-04-12/67082).
Все права на материалы защищены, многие статьи на нашем
сайте находятся в закрытом доступе.
Предлагаем зарегистрироваться или авторизоваться, чтобы продолжить чтение.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!