Хранение бухгалтерских документов
Срок хранения документов по зарплате 70 лет. В архив их не сдаем. Перечислите, пожалуйста, какие именно документы надо так долго хранить? Ведь это и кадровые документы, отчетность по НДФЛ, в Пенсионный фонд РФ и бухгалтерские документы по начислению и выдаче зарплаты.
Порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).
Указаниями по применению Перечня типовых управленческих документов… установлено, что сроки хранения документов, данные в графе № 3 Перечня, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.
При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.
Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения состоит из 12 разделов.
В частности, разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций; раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
По интересующим Вас вопросам сроки хранения документов следующие:
– Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) – постоянно;
– Лицевые счета работников – 75 лет;
– Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат – 5 лет;
– Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов – 5 лет;
– Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий – 5 лет;
– Переписка о выдаче и возврате ссуд – 5 лет (после погашения ссуды);
– Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности – 5 лет;
– Договоры о материальной ответственности – 5 лет (после увольнения материально-ответственного лица);
– Книги, журналы, карточки учета: подотчетных лиц, исполнительных листов, сумм доходов и подоходного налога работников – 5 лет;
– Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников – 5 лет;
– Записки, заменяющие приказы по личному составу – 75 лет (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет);
– Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другие) работников – 75 лет;
– Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел – 75 лет;
– Личные карточки работников (в том числе временных работников) – 75 лет;
– Список (штатно-списочный состав) работников – постоянно;
приема, перемещения увольнения (перевода), увольнения работников – 75 лет;
личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений – 75 лет;
выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет.
Обратите внимание!
Ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Следовательно, если сроки хранения документов, указанные в Перечне, меньше 5 лет, то нужно руководствоваться нормой Закона о бухучете.
Все права на материалы защищены, многие статьи на нашем
сайте находятся в закрытом доступе.
Предлагаем зарегистрироваться или авторизоваться, чтобы продолжить чтение.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!