Хранение и ведение кадровых документов в организации, где все работники дистанционные

(Письмо Минтруда РФ от 07.11.2019 г. № 14-2/В-913)

В настоящее время дистанционное заключение трудового договора в электронной форме реализовано в главе 49.1 ТК РФ в отношении дистанционных работников, выполнение определенной трудовым договором трудовой функции которыми осуществляется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом обязательным условием такого трудового договора о дистанционной работе является условие использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее 3 календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Следовательно, трудовой договор с дистанционными работниками заключается в письменной форме с соблюдением требований ст. 57 и главы 49.1 ТК РФ о его содержании.

В форме обмена электронными документами могут осуществляться не только заключение трудового договора и изменение его условий (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ), но и ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами.

Посредством электронного документооборота возможно предоставление работником объяснений либо другой информации (ст. 312.1 ТК РФ).

Дистанционные работники должны знакомиться с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами также путем обмена электронными документами.

Таким образом, работа с дистанционным работником предусматривает работу только через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования.

Почтовая связь не относится к информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.

При этом организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде.

Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью.

Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов.