Использование автомобиля директора при применении УСН

Тематики: Хозяйственная деятельность

Предприятие на УСН, объект налогообложения: доходы минус расходы, учредитель – физическое лицо, доля уставного капитала 100%. Учредитель является директором предприятия, ему ежемесячно начисляется заработная плата. В его собственности имеется автомобиль, который он использует для производственных поездок.

Можно ли включать в расходы бензин, запчасти, сервисное обслуживание данного автомобиля? Если можно, то как правильно оформить эти расходы. Можно ли заключить договор аренды на данный автомобиль? Как правильно это сделать?

(ООО, г. Нижний Тагил.)

Вы можете выбрать один из двух вариантов: выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля для служебных поездок или заключить договор аренды автомобиля.

Выплата компенсации

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 (в ред. от 09.02.2004 г.) утверждены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Нормы расходов… составляют:

	(рублей в месяц)
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно	– 1200
свыше 2000 куб. см	– 1500
мотоциклы	– 600

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

При этом в соответствии с письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» выплата компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Поэтому расходы на бензин, запчасти, обслуживание легкового автомобиля не выделяются отдельной статьей расходов, поскольку учитываются в сумме компенсации.

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в аналогичном порядке.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Аренда автомобиля

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

Согласно п.п. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество включаются в состав расходов, уменьшающих доходы при определении налоговой базы по единому налогу.

Расходы на ремонт арендованных основных средств также учитываются в расходах (п.п. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Минфин РФ в письме от 22.06.2004 г. № 03-02-05/2/40 сообщил, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, и расходы по оплате услуг автостоянки, в случае если с предприятием, содержащим автостоянку, заключен договор на оказание услуг, могут быть признаны в целях налогообложения единым налогом при УСН.

Проблема подписи приказа и договора

Согласно п. 3 ст. 182 Гражданского кодекса РФ представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично.

В последнее время сложилась определенная арбитражная практика.

Суды считают, что поскольку директор является представителем компании, то в силу ст. 182 ГК РФ он не может заключать договоры от имени компании с самим собой как физическим лицом — гражданином (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.01.2004 г. № Ф04/191-2632/А27-2003, постановление Федерального арбитражного суда Северно-Западного округа от 03.02.2004 г. № А05-5058/03-279/22).

Поэтому во избежание недоразумений с налоговыми органами при заключении договора аренды автомобиля директору лучше выдать доверенность (допустим, своему заместителю) на право подписи договора.

Также по доверенности может быть подписан приказ на выплату компенсации.