Использование корпоративных карт

Тематики: Бухгалтерский практикум

На оплату аренды сняли деньги в банкомате. Оприходовали в кассу и выдали в тот же день.
Когда получили выписку из банка, дата в чеке была на 3 дня позже.
Как быть в таком случае? 57 счет здесь не совсем корректен.
Какие санкции могут быть за это нарушение? Такая ситуация становится постоянной.

В соответствии с п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П, расчетная(дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией — эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом (п. 1.8 Положения).

Клиент совершает операции с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт по банковскому счету, открытому на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, заключаемого в соответствии с требованиями законодательства РФ (п. 1.12 Положения).

Следовательно, банковские карты могут быть «привязаны» к расчетному счету организации либо организация может открыть специальный карточный счет.

Поскольку договоры банковского счета открыты на имя организации, то денежные средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику — держателю корпоративной карты.

При расчетах работником корпоративной банковской картой либо снятии наличных денег суммы, списанные с карты, считаются выданными этому работнику под отчет.

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 51 – если используется корпоративная карта с привязкой к расчетному счету.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – если используется специальный карточный счет.

В соответствии с п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Поэтому работник должен предъявить документы, подтверждающие снятие наличных денег через банкомат.

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме

Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

– идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

– вид операции;

– дата совершения операции;

– сумма операции;

– валюта операции;

– сумма комиссионного вознаграждения (в случае невзимания комиссионного вознаграждения кредитная организация — эквайрер информирует держателя платежной карты соответствующей надписью об его отсутствии);

– сумма комиссии (если имеет место);

– код авторизации;

– реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты и подпись кассира, в случае если он составляется в кредитной организации и ее структурных подразделениях в помещении для совершения операций с ценностями, а также в организации почтовой связи, осуществляющей операции с использованием платежных карт.

Следовательно, к авансовому отчету работник должен приложить квитанцию банкомата.

При этом квитанция банкомата является лишь документом, который фиксирует факт совершения операции с использованием корпоративной платежной карты.

То есть к списанию денег со счета организации квитанция банкомата не имеет отношения.

А списание денежных средств со счета организации подтверждает только банковская выписка.

На практике часто встречается временной разрыв между датой списания денежных средств со счета (специального карточного счета) организации и датой снятия наличных денежных средств в банкомате.

Поэтому и отличаются даты в банковской выписке и квитанции банкомата.

В данном случае используется счет 57 «Переводы в пути».

Вас смущает, что в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, указано, что счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте РФ и иностранных валютах в пути, то есть денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.

Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.п.

Однако Минфин РФ в письме от 15.03.2001 г. № 16-00-13/05 сообщил, что План счетов не носит нормативно-правовой характер.

Поэтому использование счета 57 в Вашем случае нельзя признать некорректным.

Следовательно, в Вашей ситуации на основании авансового отчета:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57

– выданы деньги под отчет.

При поступлении банковской выписки – списание денежных средств:

– с расчетного счета: ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 51;

– со специального карточного счета: ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55.

Списание задолженности работника по подотчетной сумме:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71

либо

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 71.

Ст. 120 НК РФ установлено, что грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 настоящей статьи, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 рублей.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается, в частности, отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Кроме того, согласно ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, понимается, в частности, регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета.