Как оформлять Справку 2-НДФЛ на работников обособленных подразделений компании

Тематики: НДФЛ

(Письмо ФНС РФ от 14.10.2010 г. № ШС-37-3/13344 «О представлении справок о доходах физических лиц»)

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ налоговые агенты, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.

Согласно п. 7 ст. 226 НК РФ совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

Минфин РФ в письме от 29.03.2010 г. № 03-04-06/55 указал, что суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного с доходов работников обособленного подразделения, должны быть перечислены в налоговые органы по месту учета соответствующего обособленного подразделения независимо от того, имеет оно отдельный баланс или нет.

При этом уплата НДФЛ с доходов, полученных сотрудниками обособленного подразделения, не имеющего отдельного баланса, производится головной организацией.

В отличие от порядка перечисления НДФЛ с доходов работников обособленного подразделения, НК РФ не содержит специального указания, куда следует представлять Справку по форме 2-НДФЛ в указанных случаях.

П. 2 ст. 230 НК РФ установлено, что налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом по форме № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20___г.», утвержденной приказом ФНС РФ от 13.10.2006 г. № САЭ-3-04/706@.

ФНС РФ считала, что указанные сведения в отношении доходов, получаемых работниками обособленных подразделений российских организаций, представляются в налоговые органы по месту постановки на учет головной организации.

При этом эти сведения могут представляться как самой головной организацией, так и соответствующими обособленными подразделениями.

При переходе работника в течение одного и того же налогового периода из одного обособленного подразделения в другое налоговики полагали целесообразным, чтобы сведения о его доходах и удержанных с них налогах представлялись в целом головной организацией (письмо ФНС РФ от 13.03.2008 г. № 04-1-05/0916@).

Однако Минфин рассуждал совершенно иначе.

Как указывает финансовое ведомство, обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Таким образом, сведения о доходах физических лиц — работников обособленных подразделений должны быть представлены в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения, в который производится перечисление НДФЛ с доходов таких работников обособленных подразделений.

В случае когда работник организации в течение месяца работает и в обособленном подразделении, и в головной организации, сведения о доходах такого работника должны быть представлены соответственно и в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения, и в налоговый орган по месту нахождения головной организации, в которые были произведены перечисления НДФЛ, исчисленного и удержанного из дохода работника за работу в обособленном подразделении и за работу в головной организации (письма Минфина РФ от 29.03.2010 г. № 03-04-06/55, от 28.08.2009 г. № 03-04-06-01/224).

ФНС РФ наконец-то согласилась с Минфином и в комментируемом письме также сообщила, что сведения о доходах физических лиц могут представляться налоговым агентом — российской организацией, имеющей обособленные подразделения, в налоговые органы по месту своего нахождения, а обособленным подразделением организации – по месту нахождения обособленного подразделения, в котором работникам этого подразделения производится начисление и выплата дохода.

Заодно налоговики разъяснили, как оформлять Справку по форме 2-НДФЛ в указанных случаях.

В п. 1.1 раздела 1 Справки о доходах физического лица для налоговых агентов — организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее – ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (далее – КПП)

В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель «/» указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.

В п. 1.3 раздела 1 Справки «Код ОКАТО» указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

Например, при заполнении Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в п. 1.1 раздела 1 Справки указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в п. 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения организации.

При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в п. 1.1 раздела 1 Справки указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, в п. 1.3 раздела 1 Справки указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.

В этой связи налоговики полагают, что за период работы сотрудников в головной организации следует представлять справки о доходах с указанием КПП и ОКАТО головной организации, а за период работы сотрудников в обособленном подразделении – указать в справке о доходах КПП И ОКАТО данного обособленного подразделения.