Свежий номер: № 14 (51) – апрель 2021

Как расписаться за руководителя

Статья в журнале: №14 (774) — Апрель 2007 , опубликовано 11.04.2007

В организации большой документооборот кассовых документов. Подписывать все генеральным директором не представляется возможным. Гендиректор предлагает пользоваться факсимильной подписью или оформить доверенность на главного бухгалтера. Подскажите, пожалуйста, какой способ правомерен?

Нужно ли доверенность на право подписи документов заверять у нотариуса? На какие документы (договоры, бухгалтерские документы) нотариальное заверение – необходимое условие?

Документы по учету кассовых операций (в том числе расходные кассовые ордера, на которых предусмотрена подпись руководителя организации) являются первичными учетными документами.

Ни в одном нормативном акте, касающемся оформления первичной учетной документации, не сказано, должны ли подписи на первичных документах быть собственноручными или возможно проставление факсимильной подписи.

Среди обязательных для первичных учетных документов реквизитов Федеральный закон РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» называет личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Причем ни Закон «О бухгалтерском учете», ни другие нормативные акты не содержат определения понятия «личная подпись».

Но личная подпись и собственноручная подпись – это не одно и то же.

Ведь исходя из буквального толкования словосочетание «личная подпись» означает подпись определенного лица.

Подпись лица может быть проставлена собственноручно или, например, воспроизведена факсимильным способом.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, также не содержат ссылки на то, должны ли в кассовых документах проставляться именно собственноручные подписи, или же можно использовать факсимильные.

Следовательно, прямого запрета на использование факсимильной подписи в этих документах нет.

Согласно ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако руководствоваться данной нормой при решении вопроса о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах было бы неверно, так как в ст. 160 ГК РФ речь идет только о совершении сделок, но не об оформлении бухгалтерских документов.

Использование на первичных учетных документах факсимильной подписи проверяющие, как правило, не одобряют, что зачастую влечет доначисление налогов, пеней, штрафов.

Так, например, Минфин РФ в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 указал, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Так как судебная практика по данному вопросу неоднозначна (суды поддерживают то налогоплательщиков, то налоговиков), лучше все же подписывать первичные документы вручную, чтобы минимизировать возможные налоговые риски.

Выходом из ситуации, когда количество первичных учетных документов очень значительно, и руководитель не может все эти документы подписать собственноручно, может стать оформление доверенности на право подписи тех или иных документов от имени руководителя организации определенным сотрудником (сотрудниками).

Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами, называется доверенностью (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Таким образом, чтобы уполномочить кого-либо из сотрудников организации ставить подпись за руководителя организации в кассовых документах, на имя этого сотрудника нужно оформить доверенность.

Обратите внимание!

Доверенность, которой сотрудник уполномочен расписываться за руководителя, должна быть выдана от имени самой организации, а не от имени руководителя.

Ведь руководитель, подписывая документы, выступает от имени юридического лица – в качестве единоличного исполнительного органа.

Поэтому когда в законе говорится о том, что руководитель организации уполномочивает кого-либо на совершение определенных действий, то подразумевается, что в решении руководителя отражается воля самой организации.

Выступая от своего имени (от имени физического лица), руководитель выражает свою личную волю и не может выдать полномочие кому-либо действовать от имени организации.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления.

Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Текст доверенности может выглядеть так.

Доверенность
Город Екатеринбург

Первое апреля две тысячи седьмого года

Настоящей доверенностью ООО «Бамбук» в лице генерального директора Коноплева Александра Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Надежную Ольгу Ивановну (паспортные данные) подписывать первичные учетные документы по учету кассовых операций от лица руководителя ООО «Бамбук».

Настоящая доверенность выдана сроком на 6 месяцев.

Подпись Надежной Ольги Ивановны _________ удостоверяю.

Генеральный директор
ООО «Бамбук» ________________________ Коноплев А. П.
Печать ООО «Бамбук»

По общему правилу заверять доверенность у нотариуса не требуется.

Нотариально удостоверена должна быть доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 2 ст. 185 ГК РФ).

Нотариально должна быть удостоверена также доверенность, выдаваемая в порядке передоверия (то есть когда доверенность на совершение определенных действий выдает лицо, которое само действует на основании доверенности).

Нотариальное удостоверение доверенности, выданной руководителем организации одному из сотрудников на право подписи первичных учетных документов, не требуется.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru