Командировка к физическому лицу. Чем подтвердить

(Письмо Минфина РФ от 16.08.2011 г. № 03-03-06/3/7)

В силу специфики деятельности организация может направлять своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов организации — физических лиц, проживающих в различных регионах страны.

Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом указанные расходы должны быть документально подтверждены.

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него.

В данной ситуации, полагает Минфин, следует руководствоваться положениями п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Таким образом, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.