Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Тематики: Горячая линия с аудиторами, НДФЛ, Развернуто, Страховые взносы

(Отвечает ООО «Интерком-Аудит Екатеринбург»)

Вопрос. Организация решила компенсировать затраты на использование личного транспорта работников в служебных целях. Планируем компенсировать сотрудникам постоянные суммы в зависимости от разъездного характера. Организация применяет упрощенную систему налогообложения, объект – доходы.
Какие документы нужно заполнять, какой предельный лимит по компенсации?
Облагается ли данная компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ. Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Это может быть дополнительное соглашение к трудовому договору.

НДФЛ

Компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ организацией за использование личного имущества работников, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

В целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя.

В вашем случае необходимо иметь следующие документы, подтверждающие расходы:

– копию свидетельства о регистрации автомобиля или копию ПТС (выписку из электронного ПТС) для подтверждения принадлежности транспортного средства вашему работнику;

– договор с сотрудником, где установлен размер компенсации, приказ руководителя организации о выплате компенсации;

– путевые листы, приказы о направлении работника в командировку;

– трудовой договор, где есть условие о разъездном характере работы

и т.п.

Эти документы подтвердят фактическое использование транспортного средства для служебных целей.

Данная позиция изложена в Письме Минфина России от 26.06.2020 № 03-04-05/55023.

Страховые взносы

С учетом положений ст. 188 ТК РФ оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

Данная позиция изложена в Письме Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.

УСН

Согласно п. 1 ст. 346.18 НК РФ при применении УСН с объектом «доходы» ваша организация не может учесть в расходах компенсацию за использование личного транспорта, выплаченную работнику. В связи с этим размер компенсации можно не лимитировать, а самостоятельно определить договаривающимися сторонами.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Компенсация работнику за использование личного автомобиля

НДФЛ

Страховые взносы

УСН

Еще по теме: