Свежий номер: № 17–18 (54–55) – май 2021

Компенсация за использование личного автомобиля. Проблемы путевых листов

Статья в журнале: №28 (838) — Июль 2008 , опубликовано 16.07.2008

Подскажите, каким образом нужно правильно оформлять путевые листы при выплате компенсации за использование личного автомобиля работником. Какие документы кроме этого необходимы для подтверждения этих расходов?

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

 
(рублей в месяц)
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
 
до 2000 куб. см включительно
– 1200
свыше 2000 куб. см
– 1500
мотоциклы
– 600

По мнению налоговиков, в размерах компенсации, установленных постановлением Правительства РФ № 92, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Это значит, что независимо от того, сколько денег затратил работник в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, и как часто он совершал служебные поездки, Ваша организация может отнести на расходы в целях налогообложения прибыли только ту сумму компенсации, которая предусмотрена трудовым договором с работником и не превышает предельную норму расходов на выплату компенсаций (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 г. № 20-12/016776).

Расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Для получения компенсации работник представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (письмо Минфина РФ от 13.04.2007 г. № 14-05-07/6).

Дополнительно к этим документам налоговики также требуют, чтобы в организации был приказ руководителя о выплате компенсации работнику (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 г. № 20-12/016776).

Чиновники Минфина РФ также уверены, что для документального подтверждения расходов на выплаты компенсаций обязательно оформлять путевые листы.

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78.

Он является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Чиновники Минфина РФ в письме от 20.09.2005 г. № 03-03-04/1/214 указали, что оформлять путевые листы именно по унифицированной форме № 3 обязаны только автотранспортные организации.

В Вашем случае автомобиль принадлежит не организации, а ее работнику, зарплату как водителю организация работнику начислять не будет, к тому же организация вряд ли является автотранспортной.

Поэтому в Вашем случае оформление путевых листов по унифицированной форме № 3 не обязательно.

В таких случаях, как разъяснил Минфин РФ в письме № 03-03-04/1/214, организация вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Арбитражная практика по вопросу необходимости оформления путевых листов при выплате компенсаций на сегодняшний день противоречива.

Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17.02.2006 г. № А66-7112/2005 поддержал требования налоговиков о необходимости ведения путевых листов с отметками о служебных поездках.

А вот ФАС Центрального округа считает, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автомобиль для служебных поездок, организация не обязана, так как он не является водителем организации (постановление от 10.04.2006 г. № А48-6436/05-8).

Следовательно, безопаснее будет все же оформить путевые листы в произвольной форме (с учетом рекомендаций Минфина РФ) или по унифицированной форме № 3.

В письме от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129 Минфин указал, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Для документального подтверждения обоснованности выплаты работнику компенсации за использование личного автотранспорта путевой лист может составляться раз в месяц.

Главное – чтобы в нем отражались адреса, куда работник ездил по служебным делам.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru