Компенсация за использование личного автомобиля. Путевые листы и ГСМ

Тематики: Налог на прибыль организаций

Организация выплачивает некоторым работникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Сумма компенсации небольшая, расходы на бензин не покрывает.

Можно ли отдельно оплачивать ГСМ, чтобы данные расходы учитывались для налогообложения прибыли? Нужны ли путевые листы?

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

То есть Вы можете установить сумму компенсации в любом размере.

Но учесть для целей налогообложения можно будет только определенную сумму.

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя	(рублей в месяц)
до 2000 куб. см включительно	– 1 200
свыше 2000 куб. см	– 1 500.

Минфин на протяжении длительного времени подчеркивает, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письмо от 16.05.2005 г. № 03-03-01-02/140).

В письме от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39239 финансовое ведомство повторило, что поскольку в размерах указанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов.

То есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Аналогично рассуждают и представители налоговых органов (письмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 г. № 20-15/001797@).

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Минфин всегда утверждал, что для документального подтверждения расходов на выплаты компенсаций обязательно оформлять путевые листы.

Однако суды правомерно указывают, что оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено, и поэтому отклоняют доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. № А40-152815/10-116-694).

Обязательного условия ведения путевых листов для учета в целях налогообложения сумм компенсаций не предусмотрено.

Письма Минфина РФ и ФНС РФ к актам законодательства о налогах и сборах не относятся.

Поскольку в актах законодательства о налогах и сборах указанный вопрос должным органом не регламентирован, суды обоснованно применяют п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которому все сомнения в актах законодательства о налогах и сборах подлежат истолкованию в пользу налогоплательщика (постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. № А12-15477/2011).

В последнем письме на данную тему Минфин РФ вновь сообщает, что путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», налогоплательщики вправе использовать для подтверждения расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, компенсируемых организацией, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций (письмо от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39406).