Копья вокруг копий

Тематики: Бухгалтерский практикум

Сотруднику организации выдана сумма под отчет на закуп товара. Сотрудник закупил товар и предоставил счет-фактуру и товарную накладную, но потерял кассовый чек, подтверждающий оплату данного товара.

Как правильно закрыть авансовый отчет? С одной стороны, сотрудник отчитался товаром, с другой стороны, без кассового чека с него нельзя списать подотчетную сумму.

Обратились к продавцу товара с просьбой снять копию кассового чека с фискального отчета, но ответ пока не получили. Можно ли приложить к авансовому отчету копию кассового чека?

Согласно ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Кассовый чек является первичным учетным документом, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающим факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащим сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кассовый чек унифицированной формой не является.

В отношении кассового чека применяется правило п. 2 ст. 9 Закона о бухучете, в соответствии с которым документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Вы можете попросить продавца предоставить Вам письменное подтверждение факта оплаты товара (то есть подтверждение заключения договора).

Заверенная продавцом копия кассового чека также будет являться подтверждением произведенных расходов.

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на применение в качестве оправдательных документов копий этих документов.

Налоговики также признают, что копии чеков являются первичными документами.

В этом плане показательно постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.06.2006 г. № Ф04-3410/2006(23377-А27-15).

Налоговый орган доначислил налогоплательщику налог на прибыль, считая, что последний неправомерно включил в сумму затрат документально не подтвержденные расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Налоговики заявляли, что копии чеков не могут являться первичными документами, на основании которых можно уменьшить налогооблагаемую прибыль, поскольку они составлены с нарушением Закона «О бухгалтерском учете».

Из решения налогового органа следует, что причиной, по которой товары не приняты в расходы для целей налогообложения, является отсутствие в копиях чеков наименования покупателя.

Обратите внимание!

Налоговый орган возражает не против собственно копий чеков, принимая их в качестве первичных учетных документов.

Налоговиков не устраивают лишь реквизиты, указанные в копиях чеков.

На что суд указал, что ст. 9 Закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит требования к первичным учетным документам, принимаемым к учету, в п. 2 которой содержится перечень обязательных реквизитов документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Учитывая, что наименование покупателя не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, довод налогового органа о том, что копии чеков составлены с нарушением Закона РФ «О бухгалтерском учете», в связи с чем их нельзя считать первичными учетными документами, на основании которых можно уменьшить налогооблагаемую прибыль, необоснован.

Таким образом, Вы можете приложить к авансовому отчету заверенную продавцом копию кассового чека.