Кто должен выставлять счета-фактуры и УПД в электронном виде

Тематики: НДС

Одним из направлений оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности является цифровизация документооборота, а именно перевод документов, их оборота и хранения в электронную форму.

По оценкам экспертов, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80 процентов^[1].

Значительная роль в налаживании электронного документооборота принадлежит ФНС России, которая разрабатывает форматы первичных документов, применяемых организациями и индивидуальными предпринимателями.

Электронный счет-фактура

Счет-фактура – это документ, который необходим покупателю для принятия предъявленных продавцом сумм НДС к вычету.

Счет-фактура может быть составлен в виде бумажного документа или в виде электронного документа.

Бумажная форма счета-фактуры и порядок его заполнения установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Электронный счет-фактура представляет собой документированную информацию в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Формат электронного счета-фактуры, то есть описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа, утверждается налоговой службой (п. 9 ст. 169 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ).

С 9 февраля 2024 года электронные счета-фактуры выставляются по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (номер версии формата 5.02, часть 997).

При этом, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ формат счета-фактуры (номер версии 5.01) также приведен в Приказе № ЕД-7-26/970@ и может быть использован для создания документов до 01.04.2025 года.

Как разъяснила налоговая служба в письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ параллельное хождение двух форматов (версии 5.01 и версии 5.02) в течение длительного периода времени направлено на обеспечение плавного перехода на использование нового формата (версия 5.02). С 01.04.2025 для создания документов следует применять только новый формат (версия 5.02).

Выставление электронных счетов-фактур по соглашению сторон

Счета-фактуры составляются в электронной форме по соглашению сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Выставление электронных счетов-фактур при продаже прослеживаемых товаров

При продаже или передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, счет-фактуры, в том числе корректировочные счет-фактуры, продавцы должны выставить исключительно в электронной форме (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

Одновременно предусмотрена корреспондирующая обязанность покупателя – при приобретении, получении в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, они обязаны обеспечить получение счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Напомним, на сегодняшний день в перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, входят следующие товарные позиции^[2]:

холодильники и морозильники бытовые; прочее холодильное или морозильное оборудование электрическое (код по ТН ВЭД 8418);
погрузчики с вилочным захватом; тележки, оснащенные подъемным или погрузочно-разгрузочным оборудованием (код по ТН ВЭД 8427, 8709);
бульдозеры с неповоротным или поворотным отвалом, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, трамбовочные машины и дорожные катки, самоходные машины (код по ТН ВЭД 8429);
машины стиральные, бытовые или для прачечных, включая машины, оснащенные отжимным устройством (код по ТН ВЭД 8450);
мониторы и проекторы; аппаратура приемная для телевизионной связи (код по ТН ВЭД 8528);
коляски детские (код по ТН ВЭД 8715 00 100 0);
детские сиденья (кресла) безопасности, устанавливаемые или прикрепляемые к сиденьям транспортных средств (код по ТН ВЭД 9401 71 000 1, 9401 79 000 1, 9401 80 000 1).

Счет-фактуру в бумажной, а не в электронной форме при продаже прослеживаемых товаров можно выставить только в следующих случаях:

1) при продаже, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, гражданам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам — самозанятым;

2) при продаже и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);

3) при продаже и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ на территорию другого государства — члена Евразийского экономического союза (ЕАЭС).

Государства — члены ЕАЭС: республики Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызская республика и Россия.

Электронный УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам, не нарушая налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете, объединить информацию, отражаемую в первичных учетных документах и счетах-фактурах, исключив ее дублирование.

УПД может выступать только как передаточный документ (к примеру, налогоплательщиками, применяющими спецрежимы) или как симбиоз передаточного документа и счета-фактуры.

В отдельных случаях законодательством предусмотрена обязанность организации или индивидуального предпринимателя выставлять отгрузочные документы исключительно в электронном виде.

В частности, к таким случаям относится:

1) реализация товаров, подлежащих прослеживаемости;

2) реализация табачной продукции, сырья, никотинсодержащей продукции и никотинового сырья;

3) реализация товаров, подлежащих обязательной маркировке: обуви, товаров легкой промышленности, духов и туалетной воды, шин и покрышек, фотоаппаратов и ламп-вспышек, упакованной воды, табака, антисептиков, кресел-колясок, БАД и отдельных видов медицинских изделий.

С 9 февраля 2024 года электронные УПД выставляются по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (номер версии формата 5.02, часть 997).

При этом, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ формат УПД (номер версии 5.01) также приведен в Приказе № ЕД-7-26/970@ и может быть использован для создания документов до 01.04.2025 года.

Как выставить электронный счет-фактуру и УПД

Выставление и получение счетов-фактур и УПД в электронном виде осуществляется через организации, обеспечивающие обмен информацией по ТКС в рамках ЭДО между продавцом и покупателем.

Такие организации именуются операторами ЭДО.

Информация об операторах ЭДО, оказывающих услуги по обмену документами в электронной форме по ТКС с использованием УКЭП размещена на сайте налоговой службы.

Счет-фактура и УПД, составленные в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации (либо иных уполномоченных лиц), индивидуального предпринимателя.

Подводя итоги

Таким образом, если организация или индивидуальный предприниматель осуществляет реализацию прослеживаемых товаров, реализацию товаров, подлежащих обязательной маркировке или реализацию табачной продукции, то они обязаны направлять отгрузочные документы, а по прослеживаемым товарам и счета-фактуры, покупателям в электронном виде через оператора ЭДО.

С 9 февраля 2024 года электронные счета-фактуры и УПД выставляются по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (номер версии настоящего формата 5.02, часть 997).

При этом, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ формат УПД и счета-фактуры (номер версии 5.01) также приведен в Приказе № ЕД-7-26/970@ и может быть использован для создания документов до 01.04.2025 года.

^[1] Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности.

^[2] Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 «Об утверждении перечня товаров, подлежащих прослеживаемости».