Свежий номер: № 41 (78) – Октябрь 2021

«Материальный» документооборот

Статья в журнале: №5 (915) — Январь 2010 , опубликовано 03.02.2010

Строительная организация. Прорабом один раз в месяц составляется материальный отчет на списание строительных материалов (по количеству). Приход формируется на основании приходных накладных. Расход (тоже по количеству) – согласно «процентовкам» и отчету по форме М-29 (где на основании выполненных работ списываются по нормативам строительные материалы). Понятно, что сальдо – это остаток неиспользованных материалов. Отчет сдается в бухгалтерию. Бухгалтерия же обсчитывает материальный отчет по сумме и «ставит» на приход материалы прорабу только по поступлению счетов-фактур от поставщиков. Бывает, что срок выставления счетов-фактур не соблюдается. Бухгалтерия не ставит в приход накладные, по которым пока не поступили счета-фактуры, соответственно, может корректироваться и расход, так как невозможно списать «не поступившие» материалы. Происходит искажение фактического состояния дел. Материальный отчет не соответствует действительности.
Права ли бухгалтерия, заставляя подписывать «липовые» отчеты материально-ответственных лиц? Должны ли «ляпы» отражаться в Положении по документообороту по предприятию? И почему прораб должен отвечать за не поступившие счета-фактуры? Возможно ли ставить на приход материалы по накладным (без счетов-фактур)?

Сначала поговорим о формах № М-19 (материальный отчет по материально-ответственному лицу — производителю работ, начальнику строительного участка) и № М-29 (ежемесячный отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам, утвержденный приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 г. № 613).

На сегодняшний день эти формы утратили силу, поскольку они не были включены ни в один альбом унифицированных форм первичной учетной документации.

Однако п. 3 ст. 6 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено право организации утверждать в своей учетной политике самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов.

Таким образом, организация может применять самостоятельно разработанные аналоги форм М-19 и М-29, закрепив возможность их использования в своей учетной политике.

Утверждая такие формы, нужно помнить, что п. 2. ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» предусматривает перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кроме того, и это особенно важно в свете Вашего вопроса о взаимосвязи учета материалов и счетов-фактур, ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Причем данный Закон предъявляет особые требования к первичным учетным документам.

Такие документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные обязательные реквизиты.

П. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфин РФ от 28.12.2001 г. № 119н, установлено, что все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов (то есть, в том числе, и материалов) должны оформляться первичными учетными документами.

Что касается счетов-фактур, то они не являются первичными учетными документами, поскольку, во-первых, не удовлетворяют требованиям, предъявляемым Законом «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам, а во-вторых, как следует из п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету.

То есть счет-фактура – это всего лишь документ для вычета НДС, и к бухгалтерскому учету он имеет весьма опосредованное отношение.

А следовательно, наличие или отсутствие счета-фактуры не должно влиять на возможность принятия к бухгалтерскому учету материалов, поступивших в Вашу организацию.

Оприходование материалов осуществляется на основании накладных по форме № ТОРГ-12, товарно-транспортных накладных по форме № 1-Т, актов о приемке товара, поступившего без счета поставщика, по форме № ТОРГ-4 (если товар поступил без сопроводительных документов).

Интересно, что п. 47 Методуказаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов наряду с товарно-транспортными накладными и другими сопроводительными документами на поступившие грузы называет в качестве основания для приемки и оприходования материалов счета-фактуры.

Однако следует учитывать, что данные Методуказания были разработаны еще в 2001 году, и не учитывают современных реалий. Повторим, счета-фактуры нужны только для вычета НДС, на возможность принять к учету поступившие материалы наличие либо отсутствие счетов-фактур никоим образом не влияет.

Таким образом, Ваша бухгалтерия не права в том, что не принимает к учету материалы, по которым еще не поступили счета-фактуры.

Возможно, у бухгалтеров есть какие-либо организационные причины, вынуждающие их вести учет подобным образом. Но формально они поступают неправомерно.

Конечно, те материалы, которые по документам не поступили в организацию, невозможно списать как израсходованные.

Понятно, что данные материального отчета при этом будут искажены. Но не оприходовать материалы, и в то же время показать их движение в материальном отчете просто невозможно.

Фиксировать в каких-либо документах по предприятию (например, в Положении о документообороте) тот факт, что материалы не приходуются своевременно по каким-то причинам, – равносильно тому, чтобы подписать приговор бухгалтерии и предприятию в целом – штрафов при проверке не избежать.

Хоть составление «липовых» отчетов может быть и не очень приятно для материально-ответственного лица, но на практике бывает и не такое.

Поэтому лучше всего пытаться договариваться об устранении подобных нарушений в неофициальном порядке.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru