Налогообложение заработной платы работников индивидуального предпринимателя

Индивидуальный предприниматель находится на упрощенной системе налогообложения, доходы минус расходы. Вид деятельности – торговля. Хочу набрать в штат работников, но не знаю, с чего начать. ИФНС никаких разъяснений не дает.

Объясните, пожалуйста:
1. Какой порядок исчисления, порядок и сроки уплаты по всем налогам, связанным с зарплатой?
2. Какую отчетность и в какие сроки надо сдавать по зарплате?
3. Какие карточки учета по зарплате надо вести?
4. Какая сумма по начисленной зарплате и уплаченным налогам включается в расходы при составлении декларации по УСН?
5. Какими нормативными документами надо пользоваться?

Заработная плата работников облагается следующими налогами:

Также на суммы заработной платы начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В соответствии с п. 3 ст. 346.11 НК РФ применение упрощенной системы налогообложения индивидуальными предпринимателями предусматривает их освобождение, в частности, от обязанности по уплате налога на доходы физических лиц (в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности) и единого социального налога (в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности, а также выплат и иных вознаграждений, начисляемых ими в пользу физических лиц).

Индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, производят уплату страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Российской Федерации. Иные налоги уплачиваются индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения, в соответствии с законодательством о налогах и сборах.

Согласно п. 5 ст. 346.11 НК РФ индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, предусмотренных НК РФ.

Налогоплательщиком налога на доходы физических лиц признается физическое лицо, получающее доходы.

Следовательно, работник, получающий доход в виде заработной платы, признается налогоплательщиком НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ индивидуальные предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работник получил доходы, исполняют обязанности налоговых агентов по НДФЛ.

При определении налоговой базы работника по НДФЛ учитываются все доходы, полученные работником как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Выплачивая работнику доходы, работодатель — налоговый агент обязан удержать НДФЛ и перечислить сумму налога в бюджет.

Налог удерживается непосредственно из суммы дохода, фактически выплаченной работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Налоговая ставка по НДФЛ установлена в размере 13 процентов.

Ст. 224 НК РФ установлены также налоговые ставки в размере 35, 30 и 9% в отношении отдельных видов доходов. Но для доходов в виде зарплаты применяется ставка налога 13%.

Месячный доход работника 7000 рублей.

Доход работника подлежит налогообложению НДФЛ по ставке 13 процентов.

Фактически, с учетом удержанного НДФЛ, работнику выплачивается:

7000 рублей – (7000 рублей х 13%) = 6090 рублей.

Сумма удержанного НДФЛ подлежит перечислению в бюджет.

Сумма доходов, полученных работником, в отношении которых применяется налоговая ставка 13 процентов, может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов, предусмотренных статьями 218-221 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Индивидуальный предприниматель — работодатель уменьшает доход работника на стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ).

Стандартные налоговые вычеты предоставляются работнику на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на такие вычеты (п. 3 ст. 218 НК РФ).

Размеры и категории получателей стандартных налоговых вычетов установлены ст. 218 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 218 НК РФ если работник не имеет право на получение стандартного налогового вычета в повышенном размере, то, по общему правилу, ему предоставляется налоговый вычет в размере 400 рублей за каждый месяц налогового периода.

Данный налоговый вычет действует до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 20 000 рублей.

Начиная с месяца, в котором указанный доход превысит 20 000 рублей, налоговый вычет в размере 400 рублей не предоставляется.

Месячный доход работника – 7000 рублей.

Работник не имеет права на получение стандартного налогового вычета в повышенном размере. Поэтому ему предоставляется стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.

Доход работника превысит 20000 рублей в марте (7000 рублей х х 3 месяца = 21 000 рублей).

Следовательно, начиная с этого месяца доход работника не уменьшается на налоговый вычет в размере 400 рублей.

В январе и феврале ежемесячный налогооблагаемый доход работника составит:

7000 рублей – 400 рублей = 6600 рублей.

Начиная с марта ежемесячный доход работника, облагаемый НДФЛ, составит 7000 рублей.

Работник также имеет права на получение стандартного налогового вычета в размере 600 рублей за каждый месяц налогового периода на каждого ребенка, находящегося на обеспечении работника, при условии, что работник является родителем или супругом родителя; или на ребенка, по отношении к которому работник выступает в качестве опекуна, попечителя или приемного родителя.

Налоговый вычет в размере 600 рублей предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Указанный налоговый вычет действует до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысит 40 000 рублей. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысит 40 000 рублей, данный налоговый вычет не применяется.

Возьмем условия примера 2.

При этом работник имеет двоих детей в возрасте до 18 лет. Следовательно, ему должен быть предоставлен налоговый вычет в размере 600 рублей на каждого ребенка, то есть 1200 рублей в месяц.

Доход работника превысит 20 000 рублей в марте. Поэтому, начиная с марта доход работника не уменьшается на налоговый вычет в размере 400 рублей.

Доход работника превысит 40 000 рублей в июне (7000 рублей х 6 месяцев = 42 000 рублей).

Следовательно, начиная с июня доход работника не уменьшается на налоговый вычет в размере 1200 рублей.

Таким образом, в январе и феврале доход работника, облагаемый НДФЛ, составит:

7000 рублей – 400 рублей – (600 рублей х 2) = 5400 рублей.

В марте, апреле и мае:

7000 рублей – (600 рублей х 2) = 5800 рублей.

Начиная с июня ежемесячный доход работника, облагаемый НДФЛ, составит 7000 рублей.

В соответствии с п. 3 ст. 218 НК РФ если работник начал работать не с первого месяца налогового периода, то стандартные налоговые вычеты предоставляются с учетом дохода, полученного работником с начала налогового периода по прежнему месту работы.

При этом работник должен предоставить справку о доходах по форме № 2-НДФЛ с предыдущего места работы.

Форма справки № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» и Порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС РФ от 25.11.2005 г. № САЭ-3-04/616@.

Возьмем условия примера 3.

Только при этом работник устроился к Вам на работу 1 февраля.

Общая сумма дохода работника за текущий налоговый период (календарный год) по предыдущему месту работы – 5100 рублей.

Доход работника превысит 20 000 рублей в апреле.

(5100 рублей + 7000 рублей х 3 месяца = 26 100 рублей).

Доход работника превысит 40 000 рублей в июне.

(5100 + 7000 рублей х 5 месяцев = 40 100 рублей).

Следовательно, в феврале и марте налогооблагаемый доход работника составит.

7000 рублей – 400 рублей – (600 рублей х 2) = 5400 рублей.

7000 рублей – (600 рублей х 2) = 5800 рублей.

Начиная с июня ежемесячный налогооблагаемый доход работника составит 7000 рублей.

По общему правилу имущественные налоговые вычеты (за исключением имущественных налоговых вычетов по операциям с ценными бумагами) предоставляются налогоплательщику на основании письменного заявления налогоплательщика при подаче им налоговой декларации в налоговые органы по окончании налогового периода.

В соответствии с п. 3 ст. 220 НК РФ работодатель — налоговый агент до окончания налогового периода может предоставить работнику имущественный налоговый вычет в сумме, израсходованной работником на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них, в размере фактически произведенных расходов, а также в сумме, направленной на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных или иных организаций РФ и фактически израсходованным им на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры или доли (долей) в них.

Общий размер имущественного налогового вычета, предоставляемого налоговым агентом, не может превышать 1 000 000 рублей без учета сумм, направленных на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций Российской Федерации и фактически израсходованным работником на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них.

Право на получение работником имущественного налогового вычета подтверждается налоговым органом уведомлением по форме, утвержденной приказом ФНС РФ от 07.12.2004 г. № САЭ-3-04/147@.

Налоговый агент обязан предоставить имущественный налоговый вычет при получении от налогоплательщика подтверждения права на имущественный налоговый вычет, выданного налоговым органом.

Работодатель обязан перечислить сумму исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика (работника) либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В иных случаях налоговые агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником дохода, — для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, — для доходов, полученных работником в натуральной форме либо в виде материальной выгоды (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Совокупная сумма налога, удержанного у работника, уплачивается индивидуальным предпринимателем по месту учета предпринимателя в налоговом органе (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Обратите внимание!
Согласно п. 9 ст. 226 НК РФ если совокупная сумма удержанного налога, подлежащая уплате в бюджет, составляет менее 100 рублей, она добавляется к сумме налога, подлежащей перечислению в бюджет в следующем месяце, но не позднее декабря текущего года.

В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ работодатели ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде по форме № 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету налога на доходы физических лиц».

Действующая на сегодняшний момент форма № 1-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены приказом МНС РФ от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583.

Сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов предоставляются в налоговый орган по форме № 2-НДФЛ.

Форма № 2-НДФЛ предоставляется в налоговый орган ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Напомним, что в соответствии со ст. 346.11 НК РФ индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, освобождены от обязанности по уплате единого социального налога, в том числе в отношении выплат и иных вознаграждений, начисляемых ими в пользу физических лиц.

Следовательно, индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, не уплачивают единый социальный налог ни с сумм своих доходов, ни с сумм вознаграждений, начисленных работникам.

Обязательное пенсионное страхование граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом РФ от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Индивидуальные предприниматели, производящие выплаты физическим лицам, являются страхователями по обязательному пенсионному страхованию (п. 1 ст. 6 Закона № 167-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные главой 24 «Единый социальный налог» НК РФ.

Таким образом, для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование Вам необходимо использовать порядок определения налоговой базы по ЕСН в соответствии со ст. 237 НК РФ.

Налоговая база определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисляемых работодателем в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

При определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в п.п. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ.

Не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

Налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу с начала года по истечении каждого месяца нарастающим итогом.

Тарифы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование установлены ст. 22, 33 Закона № 167-ФЗ.

Сумма страховых взносов исчисляется и уплачивается страхователем отдельно в отношении каждой части страхового взноса и определяется как соответствующая процентная доля базы для начисления страховых взносов (п. 1 ст. 24 Закона № 167-ФЗ).

Расчетный период состоит из отчетных периодов. Отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года.

Ежемесячно страхователь уплачивает авансовые платежи, а по итогам отчетного периода рассчитывает разницу между суммой страховых взносов, исчисленных исходя из базы для начисления страховых взносов, определяемой с начала расчетного периода, включая текущий отчетный период, и суммой авансовых платежей, уплаченных за отчетный период.

Сумма авансового платежа по страховым взносам, подлежащая уплате за текущий месяц, определяется с учетом ранее уплаченных сумм авансовых платежей.

Уплата сумм авансовых платежей производится ежемесячно в срок, установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж по страховым взносам.

Данные об исчисленных и уплаченных суммах авансовых платежей страхователь отражает в расчете, который представляется не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, в налоговый орган.

Форма расчета авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, утверждена приказом Минфина РФ от 24.03.2005 г. № 48н.

Декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование представляется в налоговый орган не позднее 30 марта года, следующего за истекшим расчетным периодом.

Форма декларации по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, и инструкция о порядке ее заполнения, утверждены приказом Минфина РФ от 24.01.2005 г. № 9н.

Страхователь обязан вести учет сумм начисленных выплат и вознаграждений, составляющих базу для начисления страховых взносов и сумм страховых взносов, относящихся к указанной базе, по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Для облегчения ведения такого учета МНС РФ разработало формы индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и порядок их заполнения.

Формы индивидуальных карточек учета утверждены приказом МНС РФ от 27.07.2004 г. № САЭ-3-05/443.

Кроме того, страхователь обязан представлять в Пенсионный фонд РФ сведения в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Уплата страховых взносов (авансовых платежей по страховым взносам) осуществляется отдельными платежными поручениями по каждой из частей страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний осуществляется в соответствии с Федеральным законом РФ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Согласно ст. 3 Закона № 125-ФЗ физическое лицо, нанимающее физических лиц, выполняющих работу на основании трудового договора (контракта), признается страхователем.

В срок не позднее 10 дней со дня заключения трудового договора с первым из нанимаемых работников индивидуальному предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования РФ.

Порядок регистрации и форма заявления о регистрации физического лица в качестве страхователя утверждены постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 г. № 27.

Сумма страхового взноса, подлежащая уплате в ФСС РФ, определяется умножением страхового тарифа на сумму начисленной работнику оплаты труда.

Страховой тариф в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь, может составлять от 0,2 до 8,5%.

Обратите внимание!
Размеры страховых тарифов, утвержденные на 2006 год Федеральным законом РФ от 22.12.2005 г. № 179-ФЗ, приведены в № 1 «А-Э» за 2006 год на стр. 18.
Классификация видов экономической деятельности по классам профессионального риска утверждена приказом Минздравсоцразвития РФ от 10.01.2006 г. № 8.
Правила отнесения видов экономической деятельности к классу профессионального риска утверждены постановлением Правительства РФ от 01.12.2005 г. № 713 (см. № 2 «А-Э» за 2006 год, стр. 18).

Суммы страховых взносов перечисляются страхователем, заключившим трудовой договор с работником, ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках (иных кредитных организациях) средств на выплату заработной платы за истекший месяц.

Суммы начисленного взноса указываются в расчетной ведомости по форме № 4-ФСС РФ, утвержденной постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 г. № 111.

Расчетная ведомость представляется в ФСС РФ по месту регистрации ежеквартально нарастающим итогом не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Заполнение декларации по единому налогу при УСН

В соответствии с подпунктами 6 и 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении объекта налогообложения по единому налогу уменьшают полученные доходы, в частности, на следующие расходы: расходы на оплату труда, а также расходы на обязательное страхование работников и имущества, включая страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Форма налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, и Порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина РФ от 17.01.2006 г. № 7н.

Согласно п. 11 Порядка заполнения раздела 2 «Расчет налога (минимального налога), уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения» декларации по коду строки 020 (графа 4) декларации указывается сумма произведенных налогоплательщиком за отчетный (налоговый) период расходов, в том числе расходов на оплату труда и на обязательное пенсионное и социальное страхование работников.

Таким образом, сумма расходов на оплату труда работников, а также суммы уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев включается в состав расходов при определении налоговой базы по единому налогу и отражается по строке 020 раздела 2 Декларации.