Недостача материальных ценностей. Оформление и списание

Тематики: Бухгалтерский практикум

Как надо правильно оформить недостачу строительных материалов на 31.12.2012 г.? 140 000 руб. по результатам инвентаризации, виновных лиц нет, расследование проводить не собираемся, учредитель согласен списать все на 91 счет. Надо ли платить какие-либо налоги с этого? И не возникнут ли вопросы у проверяющих? ООО на УСН (доходы).

В соответствии с п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Бухгалтерская служба организации обязана:

– осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

– требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

– следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

– отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке: суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов – в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов», при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если Вы не применяете счет 16, то сумма недостачи отражается записью:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10.

Недостача запасов списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм – за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач (п. 30 Методуказаний).

Инструкцией по применении. Плана счетов… также установлено, что по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается списание:

– недостач и порчи ценностей в пределах предусмотренных в договоре величин в пределах норм естественной убыли – затрат на производство и расходов на продажу (когда они выявлены при хранении или продаже);

– недостач ценностей сверх величин (норм) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, – на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета.

При этом на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие или испорченные материальные ценности по их фактической себестоимости.

В соответствии с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации.

Нормы потерь (боя) строительных материалов при транспортировании автотранспортом, хранении и реализации утверждены приказом Минторга СССР от 27.11.1991 г. № 95.

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД РФ, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций (п. 31 Методуказаний).

Но если Ваша организация решила не искать виновного в недостаче и не стала обращаться в полицию, то организация все равно вправе списать сумму недостачи в состав прочих расходов:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94.

В акте на списание материалов указывается:

– наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;

– количество;

– фактическая себестоимость;

– установленный срок хранения;

– дата (месяц, год) поступления материалов;

– причина списания;

– информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

Налогоплательщики налога на прибыль организаций в случае, аналогичном Вашему, не смогли бы учесть для целей налогообложения расходы в виде недостач.

Согласно п.п. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

Но в данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

При отсутствии такого подтверждения сумма недостачи не может быть учтена для целей налогообложения прибыли.

Налогоплательщики налога при УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» также не могут учесть в расходах в целях исчисления налога при применении УСН суммы недостачи.

Ведь не предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ расходы при определении налоговой базы налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, не учитываются.

Расходы в виде недостачи ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены и поэтому при определении налоговой базы учитываться не должны (письмо Минфина РФ от 18.12.2007 г. № 03-11-05/303).

Но поскольку при применении объекта налогообложения «доходы» расходы вообще не учитываются, то налоговых последствий в Вашем случае не будет.

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49.

Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.