Новая инструкция об индивидуальном (персонифицированном) учете

В связи с этим Минздравсоцразвития РФ утвердило новую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах.

При этом приказ № 987н, утвердивший новую Инструкцию, применяется с даты признания утратившим силу постановления Правительства РФ от 15.03.1997 г. № 318, которым была утверждена старая Инструкция.

Постановлением Правительства РФ от 15.05.2010 г. № 346 постановление Правительства РФ от 15.03.1997 г. № 318 признано утратившим силу.

Постановление № 346 вступит в силу по истечении 7 дней со дня его официального опубликования.

На момент подписания номера в печать данное постановление еще не было опубликовано.

Структура и основные положения новой Инструкции идентичны старой Инструкции.

Мы рассмотрим только новшества, изменения и дополнения.

До 2010 года Инструкцией № 318 было установлено понятие «расчетный период», под которым понимался год (с 1 января по 31 декабря включительно), за который страхователями представляются индивидуальные сведения.

Для целей Закона № 27-ФЗ с 2011 года вводятся отчетные периоды.

Отчетный период – это период, за который страхователь представляет в территориальный орган Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

С 1 января 2011 года отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год.

В 2010 году отчетными периодами признаются полугодие и календарный год.

П. 30 новой Инструкции установлено, что страхователь ежеквартально, до 1 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, представляет в территориальный орган фонда относящиеся к отчетному периоду индивидуальные сведения в отношении каждого работающего у него застрахованного лица.

Страхователи за первый отчетный период 2010 года (полугодие) представляют индивидуальные сведения до 1 августа 2010 года, за второй отчетный период 2010 года (календарный год) – до 1 февраля 2011 года.

Работодатели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе путем реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанное выше количество, представляют сведения и реестры застрахованных лиц в территориальный орган Пенсионного фонда в электронной форме в соответствии с Федеральным законом РФ от 10.01.2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи». Форма представления индивидуальных сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом РФ.

С 1 января 2011 г. страхователь при представлении индивидуальных сведений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах (включая заключивших соглашения гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме.

Представлять вместе с индивидуальными сведениями ведомость по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не нужно.

Новая Инструкция в отличие от старой не содержит требования представления расчета по взносам.

Однако п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ обязанность страхователя ежеквартально представлять сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц сохранена.

И снова расхождения в Законе и нормативном акте.

Вероятно, придется ждать разъяснений ПФР или Минздрав­соцразвития.

Страхователь одновременно с представлением в соответствии с трудовым законодательством РФ расчетного листка или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, представляет застрахованному лицу копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены страхователем в территориальный орган фонда.

Кроме того, бывшему работнику (исполнителю по гражданско-правовому договору) также должна быть передана информация об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица (в случае их уплаты).

Индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган фонда страхователем, являющимся юридическим лицом, заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган фонда физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, заверяются подписью этого лица.

Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением Инструкции и требований к формам данных документов и правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся.

Эти документы или их копии возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений.

Ранее срок возврата документов установлен не был.

Теперь срок установлен – не позднее 14 дней со дня обнаружения нарушений.

Территориальные органы фонда осуществляют контроль за достоверностью индивидуальных сведений путем проведения проверок, истребования необходимых документов, справок и сведений.

По запросу территориального органа фонда страхователь в срок, указанный в запросе, должен представить требуемые документы, справки и сведения, в том числе подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.

Отметим, что ранее документы представлялись по требованию органа ПФР.

При этом срок, в течение которого страхователь обязан был представить документы, установлен не был, что порождало массу конфликтных ситуаций между страхователями и страховщиком.

Теперь же документы, справки и сведения страхователь должен представить в срок, указанный в запросе органа ПФР.

Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, до 1 марта, следующего за истекшим календарным годом, представляет в территориальный орган фонда сведения об уплаченных страховых взносах за отчетный период вместе не только с копией платежного документа, но и расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам.

Копии сведений, представляемых страхователями в территориальный орган фонда для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

Новая Инструкция распространяет эту норму и на страхователей — физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы.

Ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000 г., отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) подлежат хранению со сроком «постоянно».

Документы по персонифицированному учету работников хранятся 5 лет.

Новая Инструкция устанавливает правила представления сведений при ликвидации и реорганизации страхователей.

При ликвидации страхователя — юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) он представляет в территориальный орган фонда по месту регистрации в качестве страхователя индивидуальные сведения об уволенных в связи с этим застрахованных лицах, работавших у него, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в ИФНС документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя).

При ликвидации страхователя — юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) в случае применения процедуры банкротства индивидуальные сведения представляются до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства.

При реорганизации страхователя — юридического лица он представляет в территориальный орган фонда по месту регистрации в качестве страхователя индивидуальные сведения об уволенных в связи с этим работниках в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в ИФНС документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.

В случае реорганизации страхователя — юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в ИФНС документов для внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

При прекращении у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, он представляет индивидуальные сведения об уволенных в связи с этим застрахованных лицах, работавших у него, одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя.

При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган фонда направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений.

Если страхователь был ликвидирован, территориальный орган фонда по заявлению застрахованного лица и на основании представленных застрахованным лицом документов принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета застрахованного лица и не позднее 7 дней со дня принятия такого решения сообщает об этом застрахованному лицу.

Действующий страхователь в двухнедельный срок после получения уведомления территориального органа фонда об устранении имеющихся расхождений должен представить в территориальный орган фонда уточненные данные.

Установлен срок – не позднее 7 дней со дня принятия решения, – в течение которого территориальный орган фонда принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам, если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения.

Согласно п.п. 13 п. 2 ст. 6 Закона № 27-ФЗ в общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указывается сумма начисленных страхователем данному застрахованному лицу страховых взносов.

С 1 июля 2010 года для лиц 1966 года рождения и старше учитывается сумма страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по тарифу 16,0 процентных пункта тарифа страхового взноса независимо от фактически уплаченной страхователем суммы страховых взносов за данное застрахованное лицо.

Для лиц 1967 года рождения и моложе учитывается сумма страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по тарифу 10,0 процентных пункта тарифа страхового взноса независимо от фактически уплаченной страхователем суммы страховых взносов за данное застрахованное лицо.

По указанным нормативам учитываются на индивидуальном лицевом счете суммы страховых взносов, поступившие за застрахованное лицо в Пенсионный фонд РФ.

В специальной части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указывается сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, поступившая на накопительную часть трудовой пенсии.

С 1 июля 2010 года указанная сумма для лиц 1967 года рождения и моложе также учитывается по нормативу по тарифу 6,0 процентных пункта тарифа страхового взноса.

Также в специальной части лицевого счета застрахованного лица указываются сведения о правопреемниках умершего застрахованного лица и произведенных им выплатах средств пенсионных накоплений.

Непосредственно в Инструкции установлена обязанность страхователя не позднее 20 дней со дня окончания квартала, в течение которого перечислялись дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачивались взносы работодателем (в случае их уплаты), представлять в территориальный орган фонда реестры застрахованных лиц по форме и в порядке, утверждаемым ПФР.

а) общую сумму перечисленных средств, включающую в себя:

– сумму всех перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии застрахованных лиц;

– сумму всех уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты);

б) номер платежного поручения и дата его исполнения;

в) страховой номер лицевого счета каждого застрахованного лица;

г) фамилию, имя и отчество каждого застрахованного лица;

д) сумму перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии каждого застрахованного лица;

е) сумму взносов работодателя, уплаченных в пользу каждого застрахованного лица (в случае их уплаты).

Сведения об общей сумме перечисленных средств должны быть заверены кредитной организацией, через которую осуществлялось перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.

Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии в соответствии с Федеральным законом РФ от 30.04.2008 г. № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в территориальный орган фонда копии платежных документов за истекший квартал с отметками кредитной организации об исполнении лично либо через орган (организацию), с которым (с которой) у ПФР заключено соглашение о взаимном удостоверении подписей.

Сведения об уплаченных страховых взносах за отчетный период включаются в лицевой счет застрахованного лица.

– в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения заявления о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии направляет гражданину уведомление о получении заявления, результатах его рассмотрения и дате вступления в указанные выше правоотношения;

– в срок не позднее трех месяцев со дня получения реестров застрахованных лиц либо, в случае самостоятельной уплаты застрахованным лицом дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, копий платежных документов за истекший квартал отражает в специальной части лицевого счета застрахованного лица суммы дополнительных страховых взносов и взносов работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица, а также доход, полученный от их инвестирования (временного размещения) ПФР;

– в срок не позднее 10 рабочих дней со дня выплаты (дополнительной выплаты) средств пенсионных накоплений правопреемникам умершего застрахованного лица отражает сведения о правопреемниках и произведенной им выплате в специальной части лицевого счета умершего застрахованного лица.