Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Разъяснения Минфина

(Информационное сообщение Минфина РФ от 10.06.2021 г. № ИС-учет-33)

В № 23 «АБ-Экспресс» за 2021 г. опубликован редакционный комментарий к ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Публикуем разъяснения из первых рук.

Основные новации

1. Изменена сфера применения правил:

а) ФСБУ 27/2021 распространяется на все экономические субъекты, за исключением организаций бюджетной сферы (ранее – все экономические субъекты, за исключением банков и колхозов).

По вопросам документов и документооборота в бухгалтерском учете организации бюджетной сферы руководствуются бюджетным законодательством РФ и федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов;

б) Банк России имеет возможность определять особенности применения некоторых положений стандарта кредитными и некредитными финансовыми организациями (ранее – не распространялось на банки);

в) ФСБУ 27/2021 установлены требования только к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета (ранее – первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы).

Действие стандарта не распространяется на бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также на иные документы бухгалтерского учета, указанные в ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

2. Определен термин «дата составления первичного учетного документа» (ранее – термин не определялся).

Под этой датой понимается дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

В случае, когда в совершение сделки, операции и оформление ее (оформление совершившегося события) вовлечены несколько лиц, под датой составления первичного учетного документа понимается дата подписания документа лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление (лицами, ответственными за оформление совершившегося события).

Согласно стандарту дата составления первичного учетного документа может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом.

Однако при оформлении факта хозяйственной жизни подлежит исполнению требование Федерального закона «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

В связи с этим при различии дат составления первичного учетного документа и совершения факта хозяйственной жизни в первичном учетном документе указываются обе даты.

3. Введено понятие «оправдательный документ»:

а) оправдательный документ определен как содержащий информацию о факте хозяйственной жизни документ, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты (ранее – определение не формулировалось).

Оправдательными документами являются, в частности, документы, оформляющие гражданско-правовые отношения экономического субъекта с контрагентами, работниками, государственными органами, либо используемые для управления экономическим субъектом.

Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет.

В отличие от первичного учетного документа оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты;

б) в первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, включается информация, позволяющая идентифицировать оправдательный документ (ранее – такое требование не формулировались);

в) составленный или полученный в процессе деятельности экономического субъекта оправдательный документ может использоваться в качестве первичного учетного документа при условии, что первый содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа (ранее – такая возможность не формулировалась).

Иными словами, документ, не являющийся изначально первичным учетным документом, но содержащий все обязательные реквизиты первичного учетного документа, может использоваться в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского учета; при этом оформление на его основе специального первичного учетного документа не требуется.

4. Установлена возможность применения ряда особых процедур оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами:

а) одним первичным учетным документом могу быть оформлены: несколько связанных фактов хозяйственной жизни; ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами;

б) отдельные факты хозяйственной жизни могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью (например, за сутки, неделю, месяц, квартал).

Такими фактами хозяйственной жизни могут быть:

1) длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, т.п.);

2) повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору, т.п.).

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности; в любом случае первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату (ранее – подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ).

5. Установлены особенности составления документов бухгалтерского учета при ведении организацией деятельности за пределами РФ (ранее – такие особенности не формулировались).

Порядок составления документов зависит от соответствующих требований законодательства или правил иностранного государства, в котором организация ведет деятельность:

а) если местное законодательство требует составлять первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета на языке этого государства – документы составляются на соответствующем иностранном языке; в целях бухгалтерского учета для первичных учетных документов не обязателен построчный перевод на русский язык; регистры бухгалтерского учета должны содержать построчный перевод на русский язык;

б) если такое требование местного законодательства отсутствует – документы должны составляться на русском языке; для первичных учетных документов, составленных на иностранном языке, обязателен построчный перевод на русский язык.

6. Установлены общие требования, которым должна отвечать система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом (ранее – такие требования не формулировались).

7. Определены допустимые виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа (ранее – данный вопрос не регулировался правилами):

а) если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект обязан применять именно этот вид электронной подписи при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов;

б) во всех иных случаях виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом «Об электронной подписи»: простая электронная подпись, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись;

в) виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

В отношении корпоративных информационных систем это требование применяется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

В частности, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней, если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы.

8. Требования к исправлению документов бухгалтерского учета актуализированы применительно к современным технологиям обработки информации:

а) определено, что допустимые способы исправления документов устанавливает экономический субъект с учетом требований ФСБУ 27/2021 (ранее – порядок исправления устанавливался правилами);

б) установлены общие требования к исправлениям, а именно: исправления в документах бухгалтерского учета запрещены в случаях, установленных законодательством РФ или правилами, принятыми в соответствии с ним; в результате исправления должны быть ясны ошибочные и исправленные данные; исправление производится исключительно лицом, составившим первичный учетный документ или ответственным за ведение регистра бухгалтерского учета; исправление должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, подписи лиц, внесших исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц);

в) для исправления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, допустимы способы, обеспечивающие исполнение требований, установленных ФСБУ 27/2021.

В частности, допустимым является исправление путем составления нового (исправленного) электронного документа.

При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, а также обязательные реквизиты, перечисленные в п.п. «б» настоящего пункта.

Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа;

г) исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, допустимо только корректурным способом: путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым.

Требования к исполнению корректурного способа внесения исправлений установлены ФСБУ 27/2021.

Исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается;

д) исправление в регистре бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, допустимо корректурным способом, либо путем исправительной записи по счетам бухгалтерского учета.

Исправительная запись производится в форме сторнировочной или дополнительной записи.

В первом случае в регистр бухгалтерского учета вносится запись на ту же сумму, что и ошибочная запись (часть суммы ошибочной записи), но со знаком минус.

Во втором случае – запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины (ранее – определения сторнировочной и дополнительной записей не формулировались).

9. Уточнены положения, посвященные хранению документов бухгалтерского учета:

а) хранению подлежат, как правило, подлинники документов;

б) документы подлежат хранению в том виде, в котором они составлены.

В частности, запрещен перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения;

в) документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на территории РФ, здесь же должны размещаться базы данных бухгалтерского учета.

Стандарт не содержит ограничений на использование экономическим субъектом по своему усмотрению информационных технологий и (или) технических средств, позволяющих выполнить данное требование.

Это требование не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами РФ (например, когда законодательство страны-места ведения деятельности за пределами РФ требует хранить документы бухгалтерского учета на территории данной страны);

г) порядок предоставления доступа к документам бухгалтерского учета устанавливает экономический субъект.

При этом должно быть обеспечено информирование главного бухгалтера (иного соответствующего лица) о таком доступе (ранее – выдача документов бухгалтерского учета из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускалась, а в отдельных случаях могла производиться по распоряжению главного бухгалтера).

10. Установлены общие требования к документообороту в бухгалтерском учете (ранее – такие требования не формулировались).

11. Из стандарта исключены:

а) положения, дублирующие нормы Федерального закона «О бухгалтерском учете» и иных регулирующих актов, в частности: состав обязательных реквизитов первичного учетного документа; действия в отношении первичных учетных документов по операциям, противоречащим законодательству; особенности оформления документов по учету операций с денежными средствами; сроки хранения документов бухгалтерского учета; порядок изъятия документов бухгалтерского учета;

б) устаревшие положения, в частности: об унифицированных формах первичной учетной документации; о бланках строгой отчетности; о формах регистров бухгалтерского учета;

в) излишние требования, в частности: процедура проверки первичных учетных документов в бухгалтерии; требования к разработке и оформлению графика документооборота; процедуры хранения документов бухгалтерского учета; порядок действий в случае пропажи или гибели первичных учетных документов.

В силу нормы Федерального закона «О бухгалтерском учете», согласно которой ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, решения по указанным вопросам принимает руководитель экономического субъекта.

Минфин отметил, что в связи с вступлением в силу ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу нормы, посвященные первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Разъяснения Минфина

Основные новации

Еще по теме: