Новые требования к оформлению документов

Сейчас очень активно «запугивают» изменениями в делопроизводстве, новыми правилами хранения документов и т.д.
Подскажите, пожалуйста, будут ли эти темы освещаться в журнале?

Требования к документам в делопроизводстве с 1 июля 2003 года установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

С 1 июля 2018 года взамен ГОСТ Р 6.30-2003 вводится в действие национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Документ объемный, поэтому рассмотрим наиболее важные моменты.

Трудовые книжки. Отметка о заверении копий

С 1 июля 2018 года так же, как и раньше, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (реквизит документа 26 – отметка о заверении копии).

Однако если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

То есть если работнику выдается, к примеру, копия трудовой книжки для предъявления третьим лицам, то после слов «копия верна» и подписи специалиста отдела кадров нужно написать, к примеру: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № ХХ-ХХ за 2015 год».

Отметка об исполнителе

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество (а не инициалы, как было раньше) исполнителя, номер его телефона.

С 1 июля 2018 года отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Ранее отметку об исполнителе располагали на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

С 1 июля 2018 года отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля.

На оборотной стороне внизу слева отметка об исполнителе оформляется в случае отсутствия места на лицевой стороне.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка об электронной подписи

С 1 июля 2018 года вводится новый реквизит документа «Отметка об электронной подписи».

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает:

– фразу «Документ подписан электронной подписью»;

– номер сертификата ключа электронной подписи;

– фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

– срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример –

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ.

Документы заверяют печатью организации.

С 1 июля 2018 года печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Двусторонняя печать

Как и раньше, при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа.

С 1 июля 2018 года номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

С 1 июля 2018 года допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

В заключение отметим, что ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» установлено, что документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством РФ.

Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации.

Заверение копий документов, представляемых в налоговую инспекцию

Ст. 93 НК РФ установлено, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

Согласно п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (п.п. 14, 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст).

Минфин РФ в письме от 29.10.2015 г. № 03-02-РЗ/62336 сообщил, что при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм).

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см;

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве (конец цитаты).

ФНС РФ письмом от 05.11.2015 г. № ЕД-4-2/19237 довела письмо Минфина РФ до нижестоящих налоговых органов.

В настоящее время подготовлен проект приказа ФНС РФ «Об утверждении форм документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки, требований к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, требований к составлению акта налоговой проверки, требований к составлению акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных НК РФ…».

Согласно проекту требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, разработаны в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сбора, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части).

При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов.

Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

– обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

– обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

– исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

Все листы документов должны быть прошиты прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись.

Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.

Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов (конец цитаты).

Как только приказ будет утвержден, информация будет опубликована в «А-Э».