Нужно ли печатать документы из ЭДО

Тематики: Горячая линия с аудиторами, Общие вопросы налогообложения

Прослушать статью:

Нужно ли документы из ЭДО распечатывать и заверять синей печатью?

При запросе документов налоговой инспекцией можно ли документы представлять в виде распечатанных из ЭДО копий с черными печатями?

Этот вопрос разъяснили специалисты ООО «Интерком-Аудит Екатеринбург».

Система ЭДО предполагает замену бумажных документов на их электронные аналоги, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Такая подпись равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе, а электронный документ, подписанный в соответствии с законом, обладает полной юридической силой.

Если ваши клиенты передают вам документы через систему ЭДО, они уже подписаны электронной подписью, что делает их оригиналами в электронном виде.

Следовательно, требование хранить «документы с ЭДО с синей печатью» теряет смысл. Синяя печать – это реквизит бумажного документа, призванный подтвердить его подлинность и права подписанта. В электронном документообороте эту функцию выполняет цифровая подпись.

Таким образом, если у вас есть документы, которыми вы обмениваетесь с контрагентами полностью в электронном виде через оператора ЭДО, то оригиналы этих документов существуют именно в электронном формате.

Хранить их нужно в электронном виде, обеспечив их сохранность и доступность в течение установленных законом сроков.

Необходимости распечатывать их и заверять «синей печатью» не возникает, если только это не требуется конкретным внутренним регламентом вашей компании для каких-то специфических целей, не связанных с законодательными требованиями к подписанию электронных документов.

Что касается предоставления документов в налоговую с черными печатями, то здесь ситуация зависит от того, какие именно документы и в каком виде вы предоставляете.

Если вы предоставляете в налоговую службу документы, которые по своей природе должны быть бумажными (например, первичные учетные документы, которые по каким-то причинам были созданы на бумаге, или когда это предусмотрено законодательством), и вы используете для их заверения синие или черные печати, то здесь нет прямого запрета.

Главное, чтобы печать была подлинной и соответствовала данным организации.

Однако, если речь идет о предоставлении документов, которые были созданы в рамках ЭДО, то их следует предоставлять в налоговую в электронном виде, подписанными той же квалифицированной электронной подписью.

Предоставление в налоговую службу бумажных копий электронных документов, подписанных УКЭП может быть расценено как некорректное оформление.

Налоговые органы ожидают получения электронных документов в электронном виде, если они были созданы и подписаны в рамках ЭДО.

Предоставление распечатанных копий может вызвать вопросы о достоверности и полноте информации, а также о соблюдении процедуры электронного документооборота.

Лучшей практикой является предоставление документов налоговой в том виде, и в том формате, в котором они были изначально созданы и подписаны, с соблюдением всех требований законодательства.

Бухгалтера выбирают журнал «Академия Бизнеса» в работе

Предоставим доступ к сайту и закрытым материалам для бухгалтера

Получить доступ