Оформление чеков при наличных расчетах

Тематики: Хозяйственная деятельность

Просим разъяснить правильность и полноту оформления товарных и кассовых чеков, по которым подотчетные лица предприятия делают закуп МПЗ в розничной сети (присутствие круглой печати на товарном чеке).

Начнем с товарных чеков.

Законодательство обязывает продавцов в определенных случаях выдавать товарные чеки.

Товарные чеки продавцы выдают также по просьбе покупателей (как правило – подотчетных лиц, которым необходимо, чтобы было ясно, какой именно товар был оплачен ими, поскольку расшифровка наименований и количества купленных товаров в кассовых чеках встречается далеко не всегда).

Унифицированной формы товарного чека не существует.

Перечень реквизитов, которые должны быть указаны в товарном чеке, разнится от документа к документу.

Так, в самом первом документе, в котором перечислены реквизиты товарного чека – Примерных правилах работы предприятия розничной торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 17.03.1994 г. № 1-314/32-9, сказано, что товарный чек выдается при продаже технически сложных товаров и других непродовольственных товаров, которые в случае выхода из строя в период гарантийного срока могут быть возвращены в магазин, и в этом чеке должны быть указаны название (номер) магазина, наименование и сорт (артикул) изделия, цена, дата продажи и фамилия продавца.

Более поздний документ – Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, указывает, что продажа населению некоторых товаров в организациях розничной торговли оформляется товарными чеками, где указываются наименование, цена и количество товаров.

Самый последний и наиболее актуальный документ – Правила продажи отдельных видов товаров, утвержденные постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 г. № 55, устанавливает различные реквизиты товарных чеков в зависимости от вида товаров.

Так, например, при продаже строительных материалов и изделий вместе с товаром покупателю передается товарный чек, в котором указываются наименование товара и продавца, основные показатели, характеризующие данный товар, количество товара, а при продаже текстильных, трикотажных, швейных, меховых товаров и обуви в товарном чеке указываются наименование товара и продавца, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу.

Однако ни один документ не выдвигает такое требование к оформлению товарного чека, как наличие круглой печати фирмы-продавца.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетными лицами товарный чек служит первичным учетным документом.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах (к таким документам относятся и товарные чеки), должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

То есть в товарном чеке должно быть указано, что это – товарный чек, наименование фирмы-продавца и дата покупки, поименованы приобретенные товары, их количество и цена, проставлена должность и подпись отпустившего товар лица.

Опять же, оттиск печати не является согласно закону о бухучете обязательным реквизитом первичного учетного документа.

Таким образом, наличие оттиска печати на товарном чеке необязательно.

Теперь посмотрим, как должны быть оформлены кассовые чеки.

Федеральный закон РФ от 22.05.2003 г № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» не устанавливает требования к оформлению чеков ККТ.

Однако согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденному постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

а) наименование организации;

б) идентификационный номер организации-налогоплательщика;

в) заводской номер контрольно-кассовой машины;

г) порядковый номер чека;

д) дата и время покупки (оказания услуги);

е) стоимость покупки (услуги);

ж) признак фискального режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.

Эти же реквизиты называет в качестве обязательных Минфин РФ (см. письмо от 05.01.2004 г. № 16-00-17/2).

Причем в этом же письме чиновники указывают, что кассовый чек является первичным учетным документом.

Обосновывают свои выводы они тем, что кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует закон о бухучете.

Выводы Минфина не вполне соответствуют истине, ведь в кассовом чеке отсутствуют некоторые обязательные для первичных учетных документов реквизиты, такие, например, как личные подписи ответственных лиц.

Тем не менее такая позиция Минфина выгодна налогоплательщикам.

Ведь если в кассовом чеке содержится расшифровка наименований и количества приобретенных товаров, то для признания расходов, с учетом выводов Минфина, будет достаточно самого кассового чека, а товарный чек не потребуется вовсе.