Оформление первичных документов
Не является ли нарушением использование факсимильной подписи руководителя предприятия на внутренней отчетности (авансовые отчеты, расходные ордера)?
В первую очередь отметим, что авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) и расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2) являются не формами внутренней отчетности, а первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
(ст.9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Отметим, что Закон «О бухгалтерском учете», а также другие нормативные акты, не содержат определения понятия «личная подпись».
Но личная подпись и собственноручная подпись – это не одно и то же.
Ведь исходя из буквального толкования словосочетание «личная подпись» означает подпись определенного лица.
Подпись лица может быть проставлена собственноручно или, например, воспроизведена факсимильным способом.
Указания по заполнению авансового отчета и указания по заполнению расходного кассового ордера не содержат ссылки на то, какие именно подписи (собственноручные или воспроизведенные факсимильным способом) должны содержаться в данных документах.
Следовательно, прямого запрета факсимильной подписи на использование факсимильной подписи в этих документах нет.
Согласно ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Однако руководствоваться данной нормой при решении вопроса о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи было бы неверно, так как к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 2 ГК РФ).
Однако использование на первичных учетных документах факсимильной подписи проверяющие, как правило, не одобряют, что зачастую влечет доначисление налогов, пеней, штрафов.
Так, например, Минфин РФ в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 указал, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Так как судебная практика по данному вопросу неоднозначна (суды поддерживают то налогоплательщиков, то налоговиков), лучше все же подписывать первичные документы вручную, чтобы минимизировать возможные налоговые риски.
Часто необходимость использования факсимильного воспроизведения подписи должностных лиц бывает связана, например, с большим количеством первичных учетных документов или с частыми командировками должностных лиц, находясь в которых они не могут своевременно подписать документы.
В этом случае выходом может стать оформление доверенности на право подписи тех или иных документов от имени должностного лица определенным сотрудником (сотрудниками).
Отметим, что Минфин РФ допускает использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления при соблюдении условий, указанных в п. 1 ст. 4 Федерального закона РФ от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а именно:
– сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
– подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
– электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Все права на материалы защищены, многие статьи на нашем
сайте находятся в закрытом доступе.
Предлагаем зарегистрироваться или авторизоваться, чтобы продолжить чтение.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!