Оплата услуг сотовой связи работникам

(Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378)

Согласно п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

На протяжении длительного времени Минфин РФ утверждал, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи (см., например, письма от 19.01.2009 г. № 03-03-07/2, от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Одни поддерживают позицию Минфина, другие – указывают, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль.

В комментируемом письме финансовое ведомство сообщило, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.

Это уже второе письмо, в котором Минфин не настаивает на обязательной детализации счетов оператора связи.

Впервые эта мысль была озвучена Минфином в письме от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178.

В то же время для целей налогообложения НДФЛ детализированные счета оператора связи понадобятся.

Согласно п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.

При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.

По мнению Минфина, в качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией.

При этом для освобождения от налогообложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

Налоговики при отсутствии у работодателя детализированных счетов оператора связи доначисляют НДФЛ с дохода работников в виде оплаты услуг сотовой связи.

Суды также подчеркивают, что в целях исключения из налогооблагаемой базы расходов на оплату услуг связи, в соответствии со ст. 217 НК РФ, должен быть соблюдены следующие условия – расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждена их целевая направленность.

Если налоговым агентом не представлены документы, подтверждающие служебный характер переговоров работников по мобильным телефонам, а также их связь с деятельностью налогового агента, то данные выплаты подлежат включению в налогооблагаемую базу для исчисления налоговым агентом НДФЛ (постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2009 г. № Ф09-2210/09-С2).