Перевод на дистанционную работу

Как это правильно оформить? Есть ли какие-то особенности по зарплатным налогам? Можно ли будет учитывать командировочные таких работников?

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

В случаях, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

В случаях, если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.

Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе установлены ст. 312.2 ТК РФ.

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами.

При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Поскольку у Ваших сотрудников уже есть трудовые договоры с организацией, Вам нужно составить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нужно указать следующее:

– местом работы является место нахождения работника (письмо Минфина РФ от 14.04.2014 г. № 03-03-06/1/16788).

В соответствии со ст. 312.4 ТК РФ если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работникаустанавливается им по своему усмотрению.

Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе в соответствии с ТК РФ.

Поэтому в допсоглашении нужно указать либо:

– режим рабочего времени устанавливается работником самостоятельно, либо:

– режим рабочего времени в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, либо:

– установить конкретные часы, в которые должен трудиться работник.

П. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.20113 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условия труда» установлено, что специальная оценка условий труда не проводится в отношении условий труда дистанционных работников.

Поэтому в допсоглашении нужно указать, что условия труда на рабочем месте не определяются.

Согласно ст. 312.2 ТК РФ в трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК РФ).

Следовательно, эти вопросы должны быть отражены в допсоглашении.

При этом работодатель обязан осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Если работник будет использовать свое личное оборудование (компьютер, телефон и и т.д.), то следует учитывать нормы ст. 188 ТК РФ.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Необходимо также прописать варианты контроля работника работодателем.

Четко пропишите, когда и как работник должен быть на связи с работодателем, высылать отчеты и т.п.

Дистанционный работник может быть отправлен в служебную командировку.

Как разъяснил Минфин РФ в письме от 08.08.2013 г. № 03-03-06/1/31945, из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, следовательно, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные данной статьей ТК РФ.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Ст. 168 ТК РФ установлено, что порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В силу п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Следовательно, расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Аналогично – и при УСН (п.п. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Таким образом, сообщил Минфин РФ в письме от 30.11.2015 г. № 03-04-06/69428, если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов работника применяются нормы п. 3 ст. 217 НК РФ.

В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Поэтому организация, производящая выплаты работнику, работающему дистанционно, по заключенному с ним договору, признается налоговым агентом в отношении таких доходов работника и, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ.

При этом НДФЛ должен быть перечислен в бюджет по месту учета такой организации в налоговом органе (письмо Минфи-на РФ от 01.12.2014 г. № 03-04-06/61300).

Поскольку дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора, выплаты дистанционному работнику подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п.п. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Исходя из положений п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 г. № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации», граждане РФ, работающие по трудовому договору, подлежат обязательному пенсионному страхованию, обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и обязательному медицинскому страхованию.

Таким образом, сообщил Минфин РФ в письме от 22.02.2017 г. № 03-04-06/10460, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организацией в пользу работника, являющегося гражданином РФ, в рамках трудовых отношений, подлежат обложению страховыми взносами в порядке, установленном главой 34 НК РФ, независимо от места выполнения работником своих обязанностей по данному трудовому договору с российской организацией.