Первичные документы и электронная подпись

(Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 г. № ПА-4-6/489 «Об электронной подписи»)

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Минфин РФ отметил, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены.

Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма от 25.12.2012 г. № 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 г. № 03-03-06/1/710).

Однако ФНС РФ считает, что при наличии юридически действительного соглашения, хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

При этом налоговое законодательство предъявляет требование по применению только квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдача налоговой отчетности).