Свежий номер: № 47 (84) – Декабрь 2021

Подотчетные вопросы

Статья в журнале: №7 (1017) — Февраль 2012 , опубликовано 22.02.2012

1. Можно ли подотчетному лицу сдавать авансовый отчет на конец каждого месяца (прописав в заявлении о подотчете) на несколько выданных сумм в течение этого месяца?
2. Можно ли остаток или перерасход по авансовому отчету перенести на следующий авансовый отчет?
3. Как возвращать неизрасходованную сумму подотчета в кассу, если лимит кассы = 0, в этот же день выдавать снова в подотчет (выручка поступает только в банк)?
Могут ли быть применены штрафные санкции во всех этих случаях?

Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12.10.2011 г. № 373-П, установлено, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следовательно, формально, совершая действия, указанные в п. 1 и 2 вопроса, организация нарушает нормы Положения № 373-П.

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Однако в Вашей ситуации происходит нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, за которое административная ответственность не предусмотрена.

Но повышенное внимание налоговиков – гарантировано.

Поэтому лучше и безопаснее все делать по правилам.

Если Вы снимаете с расчетного счета наличные деньги для выдачи под отчет, то Вы должны установить лимит остатка наличных денег.

Ведь Положением № 373-П установлено, что при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег в данном случае рассчитывается по формуле:

L = (R / P) х Nn,   где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением обособленных подразделений, имеющих расчетный счет);

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях.

Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя;

Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях.

Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней.

При определении расчетного периода (Р) могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет.

Если лимит не установлен, то он является нулевым.

И неизрасходованная подотчетная сумма, поступившая в кассу, будет рассматриваться как накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

В данном случае налоговики имеют полное право привлечь компанию к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru