Приобретение и выдача трудовых книжек работникам

Обязано ли ООО приобретать трудовые книжки и где?

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

То есть оформление трудовой книжки в указанных случаях является обязанностью работодателя.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. № 117н.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина РФ (далее – Изготовитель).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – распространители), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Согласно п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

П. 47 Правил… установлено, что по общему правилу при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами принимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода.

Таким образом, указал Минфин РФ в письме от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242, расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, поскольку данные расходы являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода.

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ.

По мнению чиновников, выдача работникам трудовых книжек или вкладышей в них для целей налогообложения НДС является реализацией товаров и подлежит налогообложению этим налогом в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 27.11.2008 г. № 03-07-11/367, от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242).

В соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Следовательно, вопрос о том, применять ли при получении денег от работника за выданный работодателем бланк трудовой книжки ККТ, зависит от того, признается ли выдача трудовой книжки реализацией.

С точки зрения гражданского законодательства продажа товара – это переход права собственности на товар за определенную плату (ст. 454 ГК РФ).

Следовательно, раз, по мнению чиновников, выдача бланка трудовой книжки работнику – это реализация товара, то при приеме денег за товар должна применяться контрольно-кассовая техника.

ФАС СевероЗападного округа в постановлении от 02.03.2007 г. № А56-44214/2006 на основе норм ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек пришел к выводу о том, что работодатель, принимая наличные денежные средства за трудовую книжку, не осуществляет наличных денежных расчетов в связи с продажей товара.

Взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка была приобретена, работодатель фактически осуществляет возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров, которая должна сопровождаться применением ККТ.

Поэтому в этом случае, по мнению судей, в действиях работодателя отсутствует состав административного правонарушения и, соответственно, правовых оснований для привлечение работодателя к административной ответственности, предусмотренной ст. 14.5 КоАП РФ, нет.

Напомним, что согласно ст. 14.5 КоАП РФ неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 500 до 2 000 рублей; на должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Именно по ст. 14.5 КоАП РФ налоговики привлекают к административной ответственности организации и предпринимателей в случае неприменения ККТ при получении денег от работника за трудовую книжку.

Учитывая позицию налоговиков, безопасным вариантом в данной ситуации будет вычесть стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты работника по заявлению работника.

Еще проще – обеспечивать работников трудовыми книжками и вкладышами в них за счет работодателя.

Цена вопроса в данном случае гораздо ниже, чем сумма штрафа.

Отметим, что в Определении от 06.09.2007 г. № КАС07-416 Верховный Суд РФ повторив, что обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем, указал, что иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться административным правонарушением в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.

При таких данных правильным является вывод о том, что работодатель для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и во избежание административной ответственности несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке.

Бухгалтера выбирают журнал «Академия Бизнеса» в работе

Предоставим доступ к сайту и закрытым материалам для бухгалтера

Получить доступ