Путевые листы в нетранспортных организациях

В организации имеются четыре легковых автомобиля, организация перевозками не занимается.

Можно ли составлять путевой лист на месяц и какие реквизиты должны быть указаны?

П. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального подтверждения таких затрат и принятия к учету регламентирован Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и имеет обязательный характер для автотранспортных организаций.

Однако, как сообщил Минфин РФ в Информации № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 г. формы регистров бухгалтерского учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Закона № 402-ФЗ, не являются обязательными к применению.

Ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта установлено, что осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается.

При этом обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются Минтрансом РФ.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.

Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, как следует из его ст. 1, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, и определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов соответственно автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов, а также общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

То есть Устав и все его положения касаются только тех фирм, которые оказывают транспортные услуги на основании договора перевозки.

Это подтверждают и другие статьи Устава.

Например, в ст. 2 Устава приведено определение понятия «перевозчик», под которым в Уставе подразумеваются юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу.

Таким образом, как Устав, так и все утвержденные в соответствии с ним подзаконные нормативные акты (в частности, приказ Минтранса № 152) обязательны только для автотранспортных предприятий.

В самом приказе Минтранса № 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Поэтому от компаний, которые не оказывают автотранспортные услуги, нельзя требовать, чтобы они оформляли путевые листы в соответствии с приказом Минтранса № 152.

Минфин РФ также указывает, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные приказом № 152, может (но не обязан!) являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для служебных автомобилей (письмо от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161).

П. 10 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом № 152, установлено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

В письме от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51 финансовое ведомство сообщило, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно.

Нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

В соответствии с п. 3 приказа № 152 путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя – фамилию , имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транс- портного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Но, повторим, для предприятий, не являющихся автотранспортными, не существует ни унифицированных форм, ни правил, регламентирующих порядок оформления путевых листов.

Следовательно, такие предприятия могут разрабатывать собственную форму путевого листа или другого документа, подтверждающего расход ГСМ.

Единственное требование к этому документу – чтобы в нем содержались все обязательные реквизиты, перечисленные в Законе о бухучете.

Минфин РФ еще в 2006 году разъяснил, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухучете (письмо от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327).

Поэтому, с одной стороны, Вы вправе разработать форму путевого листа с отражением реквизитов, указанных в ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и оформлять путевые листы 1 раз в месяц.

С другой стороны, нужно учесть следующее.

ВАС РФ в Определении от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13 указал, что целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ.

Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ и не может являться основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Поэтому в самостоятельно разработанной форме путевого листа укажите соответствующие строки.

А составлять путевые листы раз в месяц можно.