Работник уволился, а долги остались

Тематики: НДФЛ

(Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 г. № 03-03-06/1/610)

Организация выплатила работнику аванс по зарплате и выдала средства под отчет. Работник уволился. За ним осталась дебиторская задолженность по авансу и подотчетным суммам.

Минфин разъяснил, как учитываются эти денежные средства в целях налогообложения прибыли и НДФЛ.

Для целей налогообложения прибыли суммы аванса и денежных средств, выданных под отчет, не возвращенных уволившимся сотрудником, будут признаваться суммой безнадежных долгов.

Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ к основаниям, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли, относятся:

– истечение установленного срока исковой давности;

– невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

– невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

– ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований.

Срок исковой давности установлен в три года (ст. 196 ГК РФ).

При этом течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ).

Поэтому по истечении срока исковой давности (трех лет) дебиторская задолженность является безнадежной (не реальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете.

Срок будет исчисляться со дня увольнения работника, поскольку именно с этого момента налогоплательщик узнает о нарушении.

Минфин уточнил, что для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу в составе внереализационных расходов текущего отчетного (налогового) периода.

И сумма выданного аванса по заработной плате, и сумма невозвращенных подотчетных средств являются доходом работника, подлежащим налогообложению НДФЛ.

При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании ст. 226 НК РФ налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджетную систему Российской Федерации.

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 233 НК РФ).

Следовательно, датой получения бывшим работником организации дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации.

Датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, то есть дата истечения трехгодичного срока исковой давности.

Компания может простить работнику невозвращенный долг. Тогда датой получения дохода работником будет признана дата принятия соответствующего решения о прощении долга.

Поскольку удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ невозможно, налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Сообщение в данном случае производится по форме № 2-НДФЛ.