Расчеты корпоративными картами при УСН
Просим разъяснить вопрос по расчетам с помощью корпоративной карты.
В «АМБ-Экспресс» № 15 уже поднимался вопрос по корпоративной карте, но осталось неясно, когда же проводить списание. Мы поняли так: когда сотрудник снял деньги – Д 71 К 55, а потом через 3 дня – Д 55 К 51.
А если мы на УСН, когда эти расходы отражать в Книге учета (если товар приобретен в день снятия): когда получен чек из банкомата или когда деньги списаны с расчетного счета?
Как мы уже отмечали в № 15 «А-Э», согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному ЦБ РФ 24.12.2004 г. № 266-П, банковские платежные карты являются инструментом безналичных расчетов.
Просто получает эту карту не физическое лицо, а организация.
По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией — эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).
Это означает, что держателем корпоративной карты может быть не один, а несколько сотрудников.
На корпоративную карту наносятся реквизиты сотрудника организации, который является держателем корпоративной карты.
Для совершения операций с корпоративными картами банк открывает специальный так называемый «карточный» счет.
Поэтому расчеты по корпоративным картам в соответствии с Планом счетов… учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках».
Поэтому если работник осуществляет расчеты деньгами организации, деньги считаются выданными этому работнику под отчет:
– отражено списание денежных средств с карточного счета.
Именно в этот момент списанные со счета организации деньги считаются выданными работнику под отчет.
Законодательство не запрещает выдавать деньги сотруднику на служебные расходы в безналичной форме.
Это подтверждает и Минфин РФ (письмо от 10.03.2011 г. № 03-03-06/1/131).
Поэтому в рассматриваемой ситуации применяется п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 г. № 373-П, согласно которому подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Поэтому работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные расходы, и слипы или квитанции банкомата (если он снимал наличные деньги).
Ведь если работник не представит подтверждающие документы, то будет считаться, что работник оставил деньги организации у себя.
Следовательно, возникнет задолженность работника перед организацией.
После представления работником подтверждающих расходы документов и авансового отчета задолженность работника будет погашена:
ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 71
ДЕБЕТ 26 (60 и т.д.) КРЕДИТ 10 (41)
ДЕБЕТ 26 (60 и т.д.) КРЕДИТ 71.
Проводкой ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 отражается перевод денежных средств с расчетного счета на карточный счет.
В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.
Оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.
При этом расходы учитываются в составе расходов с учетом следующих особенностей:
– материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов), а также расходы на оплату труда – в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.
Аналогичный порядок применяется в отношении оплаты процентов за пользование заемными средствами (включая банковские кредиты) и при оплате услуг третьих лиц;
– расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, – по мере реализации указанных товаров.
Расходы, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке, учитываются в составе расходов после их фактической оплаты.
Кроме того, расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
То есть расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Следовательно, для признания расходов должно быть соблюдено три условия: расходы поименованы в перечне расходов, установленном ст. 346.16 НК РФ, оплата и документальное подтверждение.
Когда сотрудник рассчитывается корпоративной картой (снимает наличные деньги), он получает деньги под отчет.
Следовательно, даже при списании денег с карточного счета организации не происходит осуществление расхода, поскольку выдача денег под отчет не является оплатой расходов.
Поэтому эта операция в Книге учета доходов и расходов не отражается.
Когда сотрудник оформит авансовый отчет и приложит подтверждающие затраты документы, его задолженность перед организацией закроется.
И именно дата подписания авансового отчета будет являться датой осуществления расходов.
Статья открыта для подписчиков журнала «Академия Бизнеса»
Войдите на сайт или получите пробный доступ, вам откроются все статьи и сервисы для бухгалтера.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Подписка ещё не началась!
Дата начала подписки: {{this.$store.state.user.subscribe_start}}.
После этой даты вы сможете пользоваться доступом к журналу.