Расчеты корпоративными картами

Тематики: УСН

Предприятие открыло корпоративную карту для хозяйственных нужд с привязкой к расчетному счету. Списание мы видим по выписке банка, сотрудник принес чеки из магазина.

Подскажите, пожалуйста, как и какими документами оформлять покупку, например, канцтоваров? ООО (УСН, доходы – расходы).

В соответствии с п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П, расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией — эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом.

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией — эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

Это означает, чтодержателем корпоративной карты может быть не один, анесколько сотрудников.

Клиент — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, в частности, следующие операции:

– получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

– оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.

Корпоративная банковская карта может выпускаться непосредственно к расчетному счету организации (как в Вашем случае) либо к специальному карточному счету.

Поскольку договор банковского счета открыт на имя организации, тоденежные средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной карты,считаются выданными под отчет работнику — держателю корпоративной карты.

При расчетах работником корпоративной банковской картой либо снятии наличных денег суммы, списанные с карты, считаются выданными этому работнику под отчет:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 51.

Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденному приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н, активы, используемые для управленческих нужд организации, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

В Вашем случае Вы вправе фактическую себестоимость МПЗ определять с учетом НДС.

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– приняты к учету приобретенные канцтовары.

П. 13.3 ПБУ 5/01 установлено, что организация, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, может признавать расходы на приобретение материально-производственных запасов, предназначенных для управленческих нужд, в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их приобретения (осуществления):

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60.

При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения (п. 3.1 Положения № 266-П).

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Поэтому работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные расходы:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 71.

После принятия канцтоваров на учет и представления работником подтверждающих расходы документов и авансового отчета задолженность работника будет погашена.

В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

Оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.

При этом материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов) учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

Расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

То есть расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, для признания расходов должно быть соблюдено три условия: расходы поименованы в перечне расходов, установленном ст. 346.16 НК РФ, оплата и документальное подтверждение.

Напомним, что когда сотрудник рассчитывается корпоративной картой (снимает наличные деньги), он получает деньги под отчет.

Следовательно, даже при списании денег с расчетного счета организации не происходит осуществление расхода, поскольку выдача денег под отчет не является оплатой расходов.

Поэтому эта операция в Книге учета доходов и расходов не отражается.

Когда сотрудник оформит авансовый отчет и приложит подтверждающие затраты документы, его задолженность перед организацией закроется.

Одновременно будут выполнены два условия: документальное подтверждении и оплата затрат.

И именно дата подписания авансового отчета будет являться датой осуществления расходов.