Расходы на оплату сотовой связи работникам. Детализированные счета не обязательны

(Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178)

Согласно п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

На протяжении длительного времени Минфин РФ утверждал, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи (см., например, письма от 19.01.2009 г. № 03-03-07/2, от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Отметим, что у арбитражных судов по данному вопросу не было единого мнения.

Одни поддерживали позицию Минфина, другие – указывали, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль.

Тем не менее в комментируемом письме финансовое ведомство уже не упоминает о детализированных счетах оператора.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по мнению Минфина, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.

Кроме того, для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств.

В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат.

При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.

А вот для целей налогообложения НДФЛ без детализированных счетов оператора связи все же не обойтись.

Согласно п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.

При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.

Однако, указывает Минфин, в качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения налогом на доходы физических лиц, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией.

При этом для освобождения от налогообложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

Обширная судебная практика по данному вопросу показывает, что налоговики при отсутствии у работодателя детализированных счетов оператора связи доначисляют НДФЛ с дохода работников в виде оплаты услуг сотовой связи.