Расходы на приобретение воды и питания для работников

Тематики: Налог на прибыль организаций

Наша фирма использует бутилированную воду. Оплату производим через расчетный счет предприятия, получая от поставщиков воды счета-фактуры, накладные. Также через них оплачиваем чай, сахар, кофе для офиса. Воду, чай, сахар, кофе я приходую на счет 26 в бухгалтерском учете, в налоговом учете эти расходы не уменьшают прибыль.

Можно ли на эти расходы все-таки уменьшить прибыль в налоговом учете (учесть их как расходы на создание нормальных условий труда для работников предприятия)?

Согласно п. 25 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде предоставления работникам питания по льготным ценам или бесплатно (за исключением специального питания для отдельных категорий работников в случаях, предусмотренных действующим законодательством, и за исключением случаев, когда бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами).

Поэтому если Вы хотите учитывать затраты на приобретение чая, кофе, сахара для целей налогообложения прибыли, то в трудовых договорах с работниками либо в коллективном договоре следует указать, что работодатель обязуется обеспечивать работников сахаром, чаем и кофе в течение рабочего дня.

В этом случае затраты на приобретение чая, кофе и сахара можно учесть для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Что касается расходов на приобретение питьевой бутилированной воды, то учесть их при расчете налоговой базы по налогу на прибыль можно только в том случае, если качество водопроводной воды не соответствует СанПиН 2.1.4.1074-01 «Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого водоснабжения. Контроль качества», утвержденным постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 26.09.2001 г. № 24.

Такое несоответствие должно быть подтверждено документально.

Если организация приобретает бутилированную воду при наличии водопроводной питьевой воды удовлетворительного качества, то проверяющие, как правило, исключают расходы на приобретение воды из налоговой базы по налогу на прибыль организаций, ссылаясь на то, что такие затраты экономически не оправданы, и доначисляют налог на прибыль и пени.

Отметим, что учесть затраты на приобретение бутилированной питьевой воды для сотрудников в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, нельзя.

Ведь учесть такие затраты, как следует из п.п. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, можно только в том случае, если обязанность осуществления этих расходов закреплена законодательно.

Так, в соответствии со ст. 223 Трудового кодекса РФ обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В этих целях, в частности, устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и другое.

В Вашем случае Вы приобретаете воду для своих работников по собственной инициативе. Поэтому учесть такие расходы по п.п. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.

Следует иметь в виду, что если организация учитывает расходы на приобретение чая, кофе, сахара в целях налогообложения прибыли, то на сумму таких расходов организация обязана начислить ЕСН.

В соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты, в частности, суммы полной или частичной оплаты товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица-работника, в том числе питания.

При этом если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде, то они не признаются объектом налогообложения по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Таким образом, организации следует сделать выбор: либо закрепить в трудовом и (или) коллективном договоре обязанность работодателя обеспечивать работников сахаром, чаем и кофе, уменьшать на эти расходы налоговую базу по налогу на прибыль организаций и начислять ЕСН, либо не учитывать расходы на приобретение чая, кофе и сахара для целей налогообложения прибыли и не начислять ЕСН на эти суммы.

При выборе первого варианта автоматически возникает вопрос: как определить, сколько сахара, чая или кофе употребил каждый из сотрудников?

Законодательно механизм расчета величины выплаты (в натуральной форме) для целей налогообложения ЕСН в таких случаях не установлен.

Следовательно, придется применять какие-то методы расчета, придуманные самостоятельно.

Понравятся ли эти методы проверяющим – неизвестно, то есть возникают дополнительные налоговые риски.

Похожая ситуация складывается и с НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания (п. 2 ст. 211 НК РФ).

При решении вопроса о порядке налогообложения НДФЛ доходов работников, если определить размер полученных каждым из работником доходов в натуральной форме невозможно, можно руководствоваться информационным письмом Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 г. № 42, в п. 8 которого сказано, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход физического лица только в том случае, если размер дохода мог быть определен применительно к данному физическому лицу.

Поэтому если невозможно определить размер дохода в натуральной форме, полученного каждым из работников, то удерживать налог с такого дохода не следует.

Отметим, что данное разъяснение было дано судом относительно подоходного налога.

В настоящее время доходы физических лиц облагаются налогом на доходы физических лиц, а не подоходным налогом.

Однако выводы ВАС РФ справедливы и для НДФЛ.