Свежий номер: № 23 (60) – Июнь 2021

Расходы на содержание автомобиля

Статья в журнале: №26 (686) — Июнь 2005 , опубликовано 06.07.2005

По договору аренды на предприятии работает автомобиль. Управляет им сотрудник, для которого арендуют автомобиль.

1. Объясните, пожалуйста, подробно, как в бухгалтерском учете отразить услуги стоянки?

2. С какого времени введено положение, требующее заполнять путевой лист каждый день (а не один раз в месяц)?

3. Если управляет арендованным автомобилем директор, должен ли он расписываться каждый день в путевом листе?

Как мы поняли из Вашего вопроса, арендованный автомобиль Вы используете для нужд управления организацией, а не непосредственно в производственном процессе.

Поэтому затраты на содержание автомобиля (в частности, на оплату услуг стоянки) в бухгалтерском учете Вам следует отражать как общехозяйственные расходы, то есть с применением счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Как правило, услуги стоянки оплачиваются за наличный расчет.

В этом случае Вы должны выдать работнику наличные денежные средства под отчет.

По истечении срока, на который были выданы деньги, подотчетное лицо обязано в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги.

К авансовому отчету по унифицированной форме № АО-1 работник обязан приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

Таким документом может служить кассовый чек или квитанция за парковку автомобиля, которая была утверждена в качестве бланка строгой отчетности письмом Минфина РФ от 24.02.1994 г. № 16-38.

В бухгалтерском учете оплата услуг автостоянки через подотчетное лицо будет отражаться записями:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»   Кредит 50 «Касса»

– работнику выданы наличные деньги под отчет;

дебет 26 «Общехозяйственные расходы»   кредит 71

– отражены расходы по оплате услуг стоянки.

Обратите внимание!

Для того, чтобы принять к вычету НДС по услугам стоянки, необходимо иметь счет-фактуру и документ, подтверждающий фактическую уплату сумм налога.

Для того, чтобы Вашему работнику выдали счет-фактуру на имя Вашей организации, необходимо оформить на него доверенность.

В противном случае работнику могут отказать в оформлении счета-фактуры, ведь обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей), оказывающих услуги непосредственно населению, по выставлению счетов-фактур считается выполненной, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В качестве документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, налоговые органы, как правило, требуют кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой налога.

Однако на сегодняшний день большинство применяемых ККМ не выделяют в чеке НДС отдельной строкой.

Если подотчетное лицо в качестве документа, подтверждающего расходы, предоставило такой чек, то у Вас могут возникнуть проблемы при принятии к вычету НДС.

Иногда организация оплачивает услуги стоянки за определенный период времени по безналичному расчету.

В этом случае проблем с НДС, как правило, не возникает, а в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»   кредит 51 «Расчетные счета»

– оплачены услуги автостоянки;

дебет 26   кредит 60

– отражены расходы на услуги стоянки;

дебет 19   кредит 60

– отражен НДС по услугам стоянки;

дебет 68   кредит 19

– произведен налоговый вычет по НДС.

Форма путевого листа легкового автомобиля (унифицированная форма № 3) была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78.

В указаниях по применению и заполнению данной формы, которые также утверждены вышеназванным постановлением, сказано, что путевой лист действителен только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Таким образом, положение, обязывающее заполнять отдельный путевой лист по форме № 3 на каждый день работы легкового автотранспорта, действует уже давно – с 1 декабря 1997 г. (с даты введения в действие формы путевого листа).

Ранее многие организации не заполняли путевой лист на каждый день работы автомобиля, а выписывали путевой лист на месяц, тем самым нарушая установленный порядок заполнения.

Указывая на неправильное оформление путевых листов (то есть первичных документов), налоговые органы часто исключали из состава расходов затраты на содержание автомобиля, в первую очередь – на ГСМ.

Поэтому выписывать путевые листы необходимо на один день, а не на неделю или месяц (за исключением случаев направления в командировку).

Письмом от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257 «О путевых листах» Федеральная служба госстатистики напомнила, что расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

При этом наличие в унифицированной форме незаполненных реквизитов не допускается.

В путевом листе легкового автомобиля должны присутствовать подписи диспетчера-нарядчика, механика, водителя, бухгалтера, сделавшего расчет.

Если диспетчера-нарядчика, механика в организации нет, что за них могут расписываться уполномоченные руководителем лица.

Если директор лично управляет автомобилем, то расписаться за водителя должен сам директор.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru