Свежий номер: № 46 (83) – Ноябрь 2021

Расходы на зарубежную командировку

Статья в журнале: №33 (993) — Август 2011 , опубликовано 24.08.2011

Организация на УСН (доходы – расходы). Командировочные за границу выдаются в рублях. Как правильно вести бухучет командировочных расходов?

Особенности направления работников в служебные командировки (в том числе и зарубежные) установлены одноименным Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749.

Согласно п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение оформляется в случае командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Следовательно, при командировке работника в страны с визовым режимом и страны с безвизовым режимом, не относящиеся к СНГ, командировочное удостоверение не оформляется.

В данном случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Поэтому при таких командировках нужно издать приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку, в котором указать срок пребывания в командировке.

Если работник направляется в командировку в страну — участницу СНГ с безвизовым режимом, то ему необходимо оформить командировочное удостоверение.

Связано это с тем, что при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения).

В этой ситуации приказ о направлении в командировку оформляется в том случае, если оформление приказа предусмотрено внутренним документооборотом организации.

Если работник выезжает в командировку в несколько стран Шенгенского соглашения, то в его паспорте будет отметка только о пересечении границы России, поскольку передвижение между странами Шенгенского соглашения свободное.

Подтвердить нахождение работника в каждой из стран могут приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.

Такой вариант признает допустимым Минфин РФ (письмо от 08.09.2006 г. № 03-03-04/1/660).

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Согласно п. 23 Положения работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

То есть организации необходимо установить разные размеры суточных для зарубежных и внутренних командировок.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (в случае, когда оно необходимо), документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Кроме того, необходимо представить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (письмо Минфина РФ от 12.05.2008 г. № 03-03-06/2/47).

Организация может выдать работнику под отчет сумму командировочных расходов в рублях.

В соответствии с ч. 2 ст. 14 Федерального закона РФ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами — резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Банком России.

Физическое лицо полученные рубли обменивает на иностранную валюту.

В таком случае, указал Минфин РФ в письме от 31.03.2011 г. № 03-03-06/1/193, все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц.

При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица.

Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит какое-то количество валюты на оплату жилья, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (письмо Минфина РФ от 15.06.2011 г. № 03-03-06/1/347).

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов (письмо Минфина РФ от 31.03.2011 г. № 03-03-06/1/193).

Выдача под отчет командировочных в рублях:

ДЕБЕТ 71   КРЕДИТ 50.

На дату утверждения авансового отчета:

ДЕБЕТ 26 (44)   КРЕДИТ 71

– отражена сумма расходов на командировку на основании авансового отчета.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки за рубежом в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по проезду и найму жилого помещения.

Не признаются налогооблагаемыми НДФЛ доходами суточные в размере, не превышающем 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Предположим, организация установила, что суточные для загранкомандировки выплачиваются из расчета 2 500 рублей за каждый день загранкомандировки.

Работник направлен в зарубежную командировку в Европу на 3 дня. Суточные – 7 500 рублей.

Авиабилеты – 35 000 рублей.
Оплата проживания – 8 000 рублей.
Виза, страховка – 15 000 рублей.

Итого организация выдала под отчет работнику 65 500 рублей.

Авиабилеты, виза и страховка оплачены в рублях (50 000 рублей).

На проживание и питание работник потратил 360 евро, приобретенных по курсу 41 рубль (14 760 рублей) (подтверждено справкой о покупке валюты).

Работник должен вернуть организации неизрасходованный аванс в сумме 740 рублей (65 000 руб. – 50 000 руб. – 14 760 руб.).

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 71

– возвращена неизрасходованная сумма аванса.

Согласно п.п. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик налога при УСН уменьшает полученные доходы на расходы на командировки, принимаемые в порядке, предусмотренном ст. 264 НК РФ.

Минфин РФ в письме от 16.02.2011 г. № 03-11-06/2/21 разъяснил, что уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания.

С учетом вышеизложенного, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru