Служебные автомобили в пользовании работников. Нужны путевые листы

Тематики: НДФЛ

(Письмо Минфина РФ от 11.06.2014 г. № 03-04-05/28243)

Не редкость, когда согласно условиям трудовых договоров организация обеспечивает работников служебными автомобилями и оплачивает расходы на их содержание.

В большинстве случаев работники не представляют путевые листы.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист.

Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, перечень которых приведен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели.

УФНС РФ по г. Москве в письме от 12.10.2007 г. № 28-11/ 097861 отмечало, что наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов.

Следовательно, при отсутствии путевых листов сумма компенсационных расходов на оплату бензина за пользование сотрудниками служебных автомобилей подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ таких сотрудников.

В комментируемом письме впервые на эту тему высказался и Минфин РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Ст. 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

Минфин подчеркнул, что использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.