Служебные поездки на личном микроавтобусе работника

(Письмо Минфина РФ от 24.04.2008 г. № 03-03-06/1/293)

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При этом НК РФ установлено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» нормы расходов на выплату компенсаций за использование личного транспорта для служебных целей установлены только для легковых автомобилей и мотоциклов.

Из этого Минфин РФ делает вывод, что п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусматривает возможности включения в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов на компенсацию за использование личного микроавтобуса.

В таких ситуациях, чтобы компенсировать расходы работнику, использующему в служебных целях свой личный микроавтобус, чиновники советуют заключать с этим работником договор гражданско-правового характера, по которому расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

На наш взгляд, заключение с работником гражданско-правового договора вовсе не обязательно, ведь между работником и фирмой-работодателем уже заключен трудовой договор, а значит, компенсация за использование личного имущества в служебных целях должна производиться на основании ст. 188 ТК РФ в размере, определяемом соглашением сторон (в письменной форме).

В п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится о том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Однако перечень расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым.

Поэтому с учетом того, что ст. 188 ТК РФ предписывает выплачивать работнику компенсацию за использование любого его имущества в служебных целях (не ограничивая виды транспорта, за использование которого должна выплачиваться компенсация, только легковыми автомобилями и мотоциклами), компенсацию за использование личного микроавтобуса работника в служебных целях можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, заключив с работником соглашение о размере возмещения расходов (без заключения гражданско-правового договора).