Товарная накладная по факсу. Возможности и последствия

Тематики: Налог на прибыль организаций

Зачастую покупатели не возвращают вторые экземпляры накладных. Подскажите, пожалуйста, можно ли считать подтверждением отгрузки факсовую копию ТОРГ-12 с печатью покупателя, если это условие отразить в договоре?

Согласно ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132.

Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания.

Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

П. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, установлено, что первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Формой № ТОРГ-12 предусмотрено наличие подписей отпускающей и принимающей груз стороны, а также наличие печатей обеих сторон.

Споры о возможности использования факсимильной копии не только товарных накладных, но и договоров, счетов-фактур ведутся уже давно.

О ситуации с факсимильной подписью в счете-фактуре редакция писала в № 25 «А-Э» (стр. 12).

В отношении договоров, полученных посредством факсимильной связи, следует учитывать положения ст. 420 ГК РФ, согласно которой договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

На основании этого арбитражные суды считают, что действия сторон по заключению договора посредством факсимильной связи не противоречат закону (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.06.2007 г. № Ф04-3802/2007(35217-А45-4)).

Однако в отношении первичных учетных документов ситуация иная.

Чиновники однозначно заявляют, что ввиду отсутствия личных подписей уполномоченных лиц факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 г. № 20-12/05968).

О том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, говорит и Минфин РФ (письмо от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404).

То есть в отношении факсимильной копии первичных учетных документов проверяющие рассуждают так же, как и в отношении факсимильной подписи на счетах-фактурах.

По мнению некоторых арбитражных судов первой инстанции факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, и допускается при совершении сделок.

В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, какими являются накладные.

Однако своих коллег в основном не поддерживают вышестоящие суды.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

ФАС Центрального округа в постановлении от 09.10.2007 г. № А09-8896/06-4 в качестве обязательного условия для признания правомерности использования факсимильной копии документов указал наличие письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи.

А использование факсимиле в договоре должно быть оговорено непосредственно в тексте договора.

Однако далее суд заявил, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

К таким документам, в том числе относятся и товарные накладные по форме № ТОРГ-12, поскольку они являются первичной учетной документацией по учету торговых операций.

Обосновывают свою позицию арбитры отсылкой на ст. 9 Закона о бухучете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Раз подпись на факсимильных накладных не собственноручная, значит накладные составлены с нарушением требований действующего законодательства и не могут служить доказательством совершения сделки купли-продажи и подтверждать факт передачи товара покупателю и возникновение у последнего в этой связи обязанности по его оплате.

Аналогичная позиция и у Высшего Арбитражного суда РФ (Определение от 07.02.2008 г. № 653/08).

Следует отметить, что согласно ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Однако ВАС РФ выпустил письмо от 25.05.2004 г. № С1-7/УП-600, в котором привел информацию о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии с содержащимися в АПК РФ отсылочными нормами.

Так, положения ст. 75 АПК РФ не применяются ни с Законом о бухучете, ни с НК РФ.

Следовательно, для целей бухгалтерского и налогового учета документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, не допускаются в качестве письменных доказательств.

Что же делать в Вашей ситуации?

Чтобы вовремя отразить списание товаров, Вы можете воспользоваться факсимильной копией товарной накладной.

Но при этом нужно любыми способами получить от покупателя свой подлинный экземпляр.

Ведь при проверке налоговики не сочтут факсимильную копию товарной накладной первичным учетным документом.

Есть одно судебное решение, где суд признал правомерной ситуацию, при которой документы, подтверждающие факт оприходования (квитанции о приеме груза от поставщика перевозчиком и товарные накладные), первоначально направлялись от поставщиков к налогоплательщику посредством факсимильной связи в день совершения хозяйственной операции или на следующий день, впоследствии поставщик и налогоплательщик обменивались подлинными экземплярами.

При этом суд указал, что налоговики во время встречной проверки могут получить у покупателя сведения о поставщике (в том числе и оригинал товарной накладной) (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.02.2007 г. № А19-11375/06-33-Ф02-663/07).

Однако при этом арбитры допускают обмен документами посредством факсимильной связи только как промежуточный вариант.

В дальнейшем организация должна иметь подлинник документа.