Транспортные расходы

На вопросы читателей отвечает ООО «Аудиторская фирма «Финансовый сервис»
Телефоны в Екатеринбурге: 251-52-86 (факс), 8-90284-33273, 8-90288-08185

Предприятие находится на обычной схеме бухгалтерского учета. По договору аренды работает два автомобиля. Водители в бухгалтерию сдают авансовые отчеты с кассовыми чеками без путевых листов. Как правильно оформить данную операцию? Если затраты списывать за счет чистой прибыли, не поставит ли налоговая инспекция эти расходы в доход водителей?

В 2002-2003 годах эти расходы уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Какие могут быть последствия?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» утверждены следующие формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте:

№№ 3 «Путевой лист легкового автомобиля», 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля», 4 «Путевой лист легкового такси», 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», 4-П «Путевой лист грузового автомобиля», 6 «Путевой лист автобуса», 6 спец. «Путевой лист автобуса не общего пользования», 8 «Журнал учета движения путевых листов», 1-Т «Товарно-транспортная накладная».

П. 2 данного Постановления установлено ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Согласно п. 2 «Указаний по применению и заполнению форм» данного Постановления путевой лист автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль, заполнены сведения о годе выпуска, марке, государственном номере и маршруте транспортного средства.

Затраты на приобретение топлива уменьшают доходы организации в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на основании первичных документов, подтверждающих обоснованность данных расходов при использовании автотранспорта в производственных целях.

Следовательно, путевой лист является основным первичным документом как для учета работы автотранспорта, так и для фактического подтверждения расхода топлива.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в организации за 2002-2003 годы должны быть не только авансовые отчеты с кассовыми чеками АЗС (как оправдательный документ расхода наличных средств, выданных под отчет водителю), но и путевые листы с оправдательными маршрутами (как первичные документы для фактического отражения расходов организации на ГСМ).

В противном случае расходы по списанию ГСМ в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль будут являться необоснованными.

Следовательно, при проверке инспектор ИМНС пересчитает базу для налогообложения по налогу на прибыль и, соответственно, сам налог, а также начислит пени за несвоевременную уплату налога в бюджет.

О необходимости учета ГСМ с обязательным оформлением путевых листов свидетельствует сложившаяся арбитражная практика.

В частности, Федеральный арбитражный суд Северо–Западного округа в постановлении от 24.04.2000 г. № А56-19511/99 признал правомерность действий налогового органа в доначислении налога на прибыль и налога на добавленную стоимость, поскольку организация не вправе была относить на себестоимость (и, соответственно, включать в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль) расходы по списанию бензина по неправильно оформленным путевым листам (отсутствовали показания спидометра).

Составление авансового отчета водителем с приложением кассового чека АЗС на приобретение топлива является лишь основанием для списания с подотчетного лица выданной ему под отчет суммы:

За выданные под отчет суммы водитель отчитывается по авансовому отчету с прикрепленными кассовыми чеками АЗС, следовательно, дохода у самого водителя не возникает.

Ст. 210 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

К доходам от источников в Российской Федерации относятся доходы, перечисленные в ст. 208 НК РФ.

На основании указанной статьи, а также ст. 41 НК РФ суммы, выданные организациями работникам под отчет для совершения определенных хозяйственных операций и возвращенные ими организациям по истечении установленного срока возврата, доходом работников не являются.

Что касается материальной выгоды, то доходом налогоплательщика в виде материальной выгоды в соответствии со ст. 212 НК РФ являются:

 – материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей;

 – материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику;

 – материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг.

То есть материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ, в данном случае также не возникает.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации у физического лица доходов не возникает и, соответственно, объекта обложения налогом на доходы физических лиц нет.

Согласно ст. 106 НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое НК РФ установлена ответственность.

Ответственность налогоплательщика — физического лица за несвоевременный возврат организации подотчетных денежных средств НК РФ не установлена.

Объекта обложения налогом на доходы физических лиц в рассматриваемом случае нет. Ни одна из указанных сторон своих обязанностей по уплате (перечислению) налога на доходы физических лиц не нарушала.

Получается, что налогового правонарушения в данном случае не было, и никакие налоговые санкции ни к налогоплательщику (работнику), ни к налоговому агенту (организации) применены быть не могут.

В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

На основании п.13 данного Положения первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого п.13 данного Положения.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Как говорилось выше, в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены путевые листы.

Основанием для списания израсходованного бензина на расходы организации являются путевые листы автомобиля, подтверждающие (либо не подтверждающие) производственный характер разъездов, в которых содержится информация о количестве пройденных километров и количестве израсходованного бензина.

Таким образом, лишь на основании путевых листов в бухгалтерском учете может быть произведено списание бензина со счета 10-3 «Топливо».

В зависимости от характера поездок данные расходы можно будет отнести:

– при подтверждении производственного характера использования автомобиля – в расходы организации по основному виду деятельности;

– при невозможности подтвердить производственный характер использования автомобиля – в расходы организации, не уменьшающие налогооблагаемый доход.

Не подтвержденные первичными документами (путевыми листами) расходы организации будут являться нарушением не только налогового, но и бухгалтерского законодательства.

Аудитор ООО «Аудиторская фирма «Финансовый сервис» Богодухова Е.В.