Учет расходов на ГСМ по топливным картам

Тематики: Горячая линия с аудиторами, Развернуто, УСН

Индивидуальный предприниматель занимается оптовой торговлей. Собственными автомобилями он доставляет товары покупателям по договору поставки.

По договору с АЗС ежемесячно вносится предоплата за топливо. В течение месяца водители заправляются на АЗС по топливным картам.

Как правильно отразить операции по приобретению и списанию топлива в Книге доходов и расходов?

Этот вопрос разъяснили специалисты ООО «Интерком—Аудит Екатеринбург».

При отпуске нефтепродуктов по топливным картам происходит списание денежных средств с клиентского счета покупателя, то есть в момент транзакции производится расчет за получаемый товар.

Пластиковые топливные карты платежными картами не являются.

Топливные карты служат лишь средством товарного учета, то есть учета количества отпущенного нефтепродукта.

На стоимость отпущенного топлива уменьшается оставшийся лимит отпуска топлива по карте.

По окончании месяца поставщик топлива выставляет покупателю отгрузочные документы (накладную, счет-фактуру) на отгруженное за месяц топливо.

На основании этих документов видно, какое количество топлива приобретено за месяц, какой марки и стоимости.

В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика, применяющего УСН, признаются затраты после их фактической оплаты.

То есть пока вторая сторона договора не исполнит свое обязательство по поставке товаров (материалов) (в Вашем случае – поставщик по поставке топлива), сумма предоплаты не может быть признана расходом.

Таким образом, в данном случае, расходы на покупку топлива будут учитываться в составе расходов после поставки этого топлива.

Расходы на приобретение ГСМ могут учитываться как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) или как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для признания в целях налогообложения расходов на ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий:

наличие оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактическое списание топлива на нужды служебного транспорта.

При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ: должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.

Следовательно, в Вашей ситуации признавать расходы на ГСМ и отражать их в Книге доходов и расходов необходимо в тех месяцах в которых поставщиком выданы накладные на отпуск ГСМ и водители оформили путевые листы.