Учет расходов на приобретение топлива при применении УСН

Тематики: УСН

Просим разъяснить порядок определения расходов при применении упрощенной системы налогообложения: следует ли списывать топливо на основании выставленных нам счетов-фактур и актов выполненных работ (заправочных ведомостей) полностью?

Учесть затраты на приобретение топлива при применении УСН можно либо на основании п.п. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (как расходы на содержание служебного транспорта), либо на основании п.п. 5 п. 1 ст. 346.16, п.п. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ (как материальные расходы).

Какой бы вариант учета Вы не избрали, в любом случае расходы на приобретение топлива должны быть обоснованы (экономически оправданы) и документально подтверждены.

Таково требование п. 2 ст. 346.16 НК РФ и п. 1 ст. 252 НК РФ.

Подтвердить обоснованность расходов на приобретение топлива может путевой лист.

Форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В письме от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129 Минфин РФ выразил мнение, что организации, не являющиеся автотранспортными организациями, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Главное – чтобы на основе данных путевого листа можно было вести учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Одной из целей составления путевых листов является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов.

Поскольку отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, то, по мнению Минфина РФ, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

Поэтому для того, чтобы учесть расходы на приобретение топлива, Вам понадобятся документы, подтверждающие факт оплаты.

Заправочные ведомости (иначе – акты приема-передачи нефтепродуктов) обычно представляют собой расшифровку: какое топливо, когда, в каком объеме было отпущено и другие аналогичные сведения. Как правило, заправочные ведомости составляются при безналичном способе расчетов за ГСМ (при приобретение топлива по талонам или по заправочным картам) и передаются покупателю вместе со счетом-фактурой.

В большинстве своем заправочные ведомости не соответствуют требованиям, предъявляемым Законом «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам, и поэтому не могут служить основанием для оприходования топлива (напомним, топливо является одной из разновидностей материально-производственных запасов).

Кроме того, для оприходования приобретенных организацией товарно-материальных ценностей предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации – товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132).

Поэтому для того, чтобы включение затрат на ГСМ в расходы при исчислении налоговой базы по единому налогу гарантированно не вызвало вопросов у проверяющих, лучше просить поставщика топлива выписывать Вам накладные.

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету.

Ваша организация применяет УСН и не может принимать суммы НДС, предъявленные продавцами, к вычету. Поэтому наличие либо отсутствие счета-фактуры никоим образом не влияет на возможность принятия затрат в расходы.

Если Вы учитываете затраты на приобретение ГСМ в качестве расходов на содержание транспорта, то учесть их нужно в полной сумме после фактической оплаты приобретенного топлива (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для признания материальных расходов п.п. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ установлен особый порядок: расходы по приобретению материалов (в том числе топлива) учитываются в составе расходов по мере списания материалов в производство.

Однако в случае если, приобретая топливо, Вы не храните его, а сразу заправляете автомобили, то фактически Вы все приобретенное топливо отпускаете в производство.

А значит, учесть затраты на приобретение топлива Вы можете в полном объеме после их фактической оплаты.

Распечатать статью