Свежий номер: № 17–18 (54–55) – май 2021

Учет спецодежды

Статья в журнале: №25 (885) — Июнь 2009 , опубликовано 24.06.2009

Многие компании выдают своим работникам специальную одежду.

Как вести бухгалтерский и налоговый учет такой одежды – расскажем в этой статье.

Правовые основы

Согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить приобретение и выдачу за счет собственных средств сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств в соответствии с установленными нормами работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

В соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными постановлением Минтруда РФ от 18.12.1998 г. № 51 (далее по тексту – Правила), к средствам индивидуальной защиты относятся специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты (изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, средства защиты рук, средства защиты головы, средства защиты лица, средства защиты органа слуха, средства защиты глаз, предохранительные приспособления).

Нормы выдачи спецодежды установлены по различным видам производств, например, для строительных работ. Эти нормы применяются независимо от того, к какой отрасли экономики относятся производства, цехи, участки и виды работ, а также независимо от форм собственности организаций и их организационно-правовых форм.

При этом работодателю предоставлено право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать собственные нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения (ст. 221 ТК РФ).

Данное положение очень важно для работодателя, так как фактически позволяет ему учитывать стоимость выдаваемой сверх норм спецодежды в расходах для целей налогообложения, о чем мы подробно поговорим ниже.

Заметим, что наряду с Типовыми нормами, предусмотренными для конкретных отраслей, существовали также Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 30.12.1997 г. № 69.

Эти нормы должны были применяться тогда, когда соответствующая профессия (должность) не предусмотрены отраслевыми типовыми формами (п. 3 Правил…).

Однако приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.03.2009 г. № 118 постановление Минтруда № 69 признано утратившим силу и с апреля 2009 года больше не применяется.

С 14 ноября 2008 года вступили в силу Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, утвержденные приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.10.2008 г. № 541н.

В тех случаях, когда такие средства индивидуальной защиты, как жилет сигнальный, предохранительный пояс, диэлектрические галоши и перчатки, диэлектрический резиновый коврик, защитные очки и щитки, респиратор и т.п., не указаны в Типовых отраслевых нормах, они могут быть выданы работодателем работникам на основании аттестации рабочих мест в зависимости от характера выполняемых работ со сроком носки – до износа или как дежурные и могут включаться в коллективные договоры и соглашения (п. 6 Правил…).

Работодатель обязан не только выдать спецодежду, но и обеспечить ее хранение, стирку, сушку, ремонт и замену (ст. 221 ТК РФ).

Если спецодежда придет в негодность до окончания сроков носки по причинам, не зависящим от работника, работодатель обязан ее заменить или отремонтировать.

В случае пропажи или порчи средств индивидуальной защиты в установленных местах их хранения по не зависящим от работников причинам работодатель обязан выдать им другие исправные средства индивидуальной защиты.

Обратите внимание!

Работникам по окончании работы выносить средства индивидуальной защиты за пределы организации запрещается (п. 24 Правил…).

В отдельных случаях там, где по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден (например, на лесозаготовках, на геологических работах и др.), средства индивидуальной защиты могут оставаться в нерабочее время у работников, что может быть оговорено в коллективных договорах и соглашениях или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Этот момент также очень важен для решения вопроса о порядке налогообложения спецодежды, и мы вернемся к нему позже.

Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам средств индивидуальной защиты в установленные сроки.

Выдача работникам и сдача ими средств индивидуальной защиты должны записываться в личную карточку работника.

Форма такой карточки приведена в приложении к постановлению Минтруда РФ от 18.12.1998 г. № 51.

Бухгалтерский учет

Основные нормативные документы, определяющие правила бухгалтерского учета спецодежды, – это ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденное приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н, Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, и Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина РФ от 26.12.2002 г. № 135н.

Согласно п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, специальная одежда не относится к основным средствам и учитывается в организациях в составе средств в обороте.

То же сказано в пунктах 2 и 13 Методуказаний по учету спецодежды.

Справедливости ради следует отметить, что еще в 2003 году Минфин РФ посчитал возможным учитывать спецодежду в составе основных средств, если организация установит такой порядок учета в учетной политике (письмо от 12.05.2003 г. № 16-00-14/159).

Однако на практике, как правило, этот вариант не используется.

Поэтому мы не будем его рассматривать.

Приобретение спецодежды

Спецодежда может приобретаться организацией у других лиц, в том числе путем покупки, передачи безвозмездно, поступления в счет вклада в уставный (складочный) капитал, иным предусмотренным законодательством путем, или изготавливаться организацией самостоятельно.

Как и другие виды материально-производственных запасов, спецодежда принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, то есть в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление.

Учет спецодежды ведется на счете 10 «Материалы».

Для учета спецодежды с момента ее поступления и до передачи в производство и эксплуатацию используется субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Бухгалтерские записи по приобретению спецодежды за плату будут такими:

ДЕБЕТ 10 «Материалы», субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– принята к учету спецодежда, приобретенная у поставщика;

ДЕБЕТ 19 «НДС по приобретенным ценностям»   КРЕДИТ 60

– отражен «входной» НДС по спецодежде;

ДЕБЕТ 10, субсчет 10-10   КРЕДИТ 60, 76

– отражены иные фактические затраты, связанные с приобретением спецодежды: вознаграждения посредникам, плата за информационные и консультационные услуги, затраты по доставке спецодежды, проценты по кредитам, предоставленным поставщиком спецодежды или третьими лицами (если такой кредит взят специально на приобретение спецодежды).

Приемка и оприходование поступающей специальной оснастки и специальной одежды складами организации, как правило, оформляются путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

В случае изготовления специальной одежды непосредственно организацией (собственными силами) затраты по их изготовлению предварительно группируются на соответствующих счетах учета затрат на производство (Инструкция по применению Плана счетов предписывает учитывать такие затраты на счете 23 «Вспомогательные производства»):

ДЕБЕТ 23 «Вспомогательное производство»   КРЕДИТ 02, 10, 69, 70 и т.п.

– отражены затраты на изготовление спецодежды (амортизация основных средств, применявшихся при изготовлении спецодежды, материалы, зарплата работников, участвовавших в процессе изготовления спецодежды с начислениями и т.п.).

Окончание работ по изготовлению специальной одежды должно подтверждаться актом выполненных работ по изготовлению специальной одежды по форме, устанавливаемой организацией. Образец формы указанного акта приведен в приложении к Методическим указаниям № 135н. Эта форма является рекомендуемой. Использовать образец необязательно, организация может изменить или доработать эту форму по своему усмотрению.

По окончании работ готовая спецодежда должны быть оприходована на счет 10:

ДЕБЕТ 10, субсчет 10-10   КРЕДИТ 23

– оприходована спецодежда, произведенная вспомогательным производством организации.

Передача изготовленной в организации специальной одежды подразделениями — изготовителями (цехами) на склады организации (иные места хранения) оформляется соответствующими первичными учетными документами. Для этой цели организациям рекомендуется использовать требование-накладную (типовую межотраслевую форму № М-11, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Отпуск спецодежды в производство и порядок списания затрат на ее приобретение

Отпуск специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов организаций (иных мест хранения) производится на основании первичных учетных документов, в качестве которых могут использоваться унифицированные формы № М-11 «Требование-накладная», № М-15 «Накладная», № М-8 «Лимитно-заборная карта».

Передача специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета «Материалы, субсчет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» в корреспонденции с кредитом счета 10 «Материалы», субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Аналитический учет специальной одежды, находящейся в производстве (эксплуатации), бухгалтерской службой ведется по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц.

По общему правилу стоимость специальной одежды погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

Однако ту спецодежду, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, п. 21 Методуказаний № 135н с целью снижения трудоемкости учетных работ разрешает списывать единовременно в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации.

В любом случае, как при единовременном списании стоимости спецодежды, так и при погашении ее стоимости линейным способом, начисление погашения стоимости специальной одежды в бухгалтерском учете отражается по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета «Материалы» субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»:

ДЕБЕТ 20, 25, 44   КРЕДИТ 10, субсчет 10-11.

Расходы организации по ремонту и обслуживанию специальной одежды включаются в расходы по обычным видам деятельности.

При единовременном списании спецодежды со сроком эксплуатации не более 12 месяцев организации следует решить вопрос о том, как будет обеспечиваться контроль за сохранностью спецодежды.

Как вариант, компания может открыть специальный забалансовый счет и вести учет такой спецодежды до момента окончания срока ее эксплуатации на забалансовом счете.

Выбытие спецодежды

Выбытие объекта специальной одежды может быть в случаях продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.

Если списание специальной одежды производится в результате продажи, то выручка от продажи принимается к бухгалтерскому учету в сумме, указанной сторонами в договоре купли-продажи.

Доходы и расходы, связанные со списанием с бухгалтерского баланса специальной одежды, отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся, и относятся на финансовые результаты в качестве прочих доходов и расходов.

Бухгалтерские записи при продаже спецодежды будут следующими:

ДЕБЕТ 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (либо ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если спецодежда продана работнику)   КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет«Прочие доходы»

– отражены доходы от продажи спецодежды;

ДЕБЕТ 91, субсчет«Прочие расходы»   КРЕДИТ 10, субсчет 10 (если продается одежда со склада) или субсчет 11 (если продается эксплуатируемая одежда)

– списана стоимость проданной спецодежды;

ДЕБЕТ 50, 51   КРЕДИТ 62, 73

– получена плата за спецодежду;

ДЕБЕТ 91, субсчет «Прочие расходы»   КРЕДИТ 68

– начислен НДС со стоимости реализованной спецодежды.

Списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при его фактическом физическом выбытии.

Определение непригодности спецодежды и решение о ее списании производится после проведения инвентаризации и оформления акта на списание.

В случае выявления недостачи специальной одежды сумма недостачи на основании акта о выявленной недостаче и с учетом требований п. 31 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов подлежит списанию в следующем порядке.

В бухгалтерском учете фактическая себестоимость специальной одежды, находящейся на складе организации (ином месте хранения), списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Специальная одежда, находящаяся в производстве (эксплуатации), списывается по остаточной стоимости (фактической себестоимости имущества за вычетом части его стоимости, списанной на себестоимость продукции (работ, услуг)) с кредита счета «Материалы» в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В аналогичном порядке списывается стоимость спецодежды, пришедшей в негодность и (или) выбывшей вследствие аварий, пожаров и стихийных бедствий, а также других чрезвычайных ситуаций.

В зависимости от конкретных причин потерь фактическая себестоимость или остаточная стоимость специальной одежды подлежит списанию с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов учета расчетов по возмещению ущерба, финансовых результатов.

Таким образом, проводки при списании спецодежды в случае ее порчи или недостачи будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 10, субсчет 10 или 11

– списана стоимость (остаточная стоимость) спецодежды в связи с ее недостачей или порчей;

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 94

– стоимость списанной до истечения срока эксплуатации спецодежды отнесена на расчеты по возмещению ущерба виновным в порче (недостаче) работником;

либо при отсутствии виновных лиц

ДЕБЕТ 91, субсчет«Прочие расходы»   КРЕДИТ 94

– стоимость спецодежды признана в составе прочих расходов.

П. 64 Методуказаний № 135н предусмотрено, что специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе в той же организации на другую работу, для которой выданные им специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, а также по окончании сроков их носки взамен получаемых новых.

При возврате работником специальной одежды (со сроком эксплуатации более 12 месяцев) с невышедшим сроком эксплуатации в бухучете производятся такие записи:

ДЕБЕТ 10, субсчет 10   КРЕДИТ 10, субсчет 11

– оприходована на склад возвращенная работником спецодежда (по остаточной стоимости, числящейся на субсчете 10-11).

В дальнейшем такая спецодежда может быть либо выдана другому работнику, либо списана, если комиссия признает, что спецодежда не пригодна к дальнейшей эксплуатации.

Если же возвращается спецодежда со сроком эксплуатации не более 12 месяцев, то в бухучете проводки не делаются. Записи производятся только в личной карточке работника.

Так как одежда (пусть и специальная) – вещь довольно индивидуальная, то зачастую организации не требуют возврата спецодежды.

В таком случае, если работник не платит за переданную в его собственность спецодежду, имеет место безвозмездная передача спецодежды.

Если безвозмездно передается спецодежда со сроком эксплуатации менее 12 месяцев, то в бухгалтерском учете записи делаются только в том случае, если стоимость такой «недолговечной» спецодежды учитывается на забалансовом счете: производится запись по кредиту такого счета.

Если безвозмездно передается спецодежда со сроком эксплуатации более 12 месяцев (до истечения срока ее эксплуатации), то проводки по этой операции будут следующими:

ДЕБЕТ 91, субсчет«Прочие расходы»   КРЕДИТ 10-11

– отражена безвозмездная передача работнику спецодежды;

ДЕБЕТ 91, субсчет«Прочие расходы»   КРЕДИТ 68

– начислен НДС с рыночной стоимости безвозмездно переданной спецодежды (обязанность исчислять НДС при безвозмездной передаче товаров установлена п. 1 ст. 146 НК РФ, а условие о начислении НДС на рыночную стоимость товаров – п. 2 ст. 154 НК РФ).

Не забудьте также удержать у работника и уплатить в бюджет НДФЛ с рыночной стоимости безвозмездно переданной спецодежды (основания – п. 1 ст. 211 НК РФ, п. 1, 4 ст. 226 НК РФ).

О налогообложении спецодежды – читайте в следующем номере «А-Э».
Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru