Свежий номер: № 29 (66) – Июль 2021

УСН. Документооборот по учету ГСМ

Статья в журнале: №26 (636) — Июль 2004 , опубликовано 07.07.2004
Тематики: УСН

На вопросы читателей отвечает ООО «НК Ваш налоговый представитель»
Телефоны в Екатеринбурге: 217-92-36, 378-33-29, 224-12-17

Мы находимся на УСН с 2001 года. Объект налогообложения с 2003 года – доходы (с 2001 по 2002 – совокупный доход). Вопрос: как при упрощенке вести документооборот по ГСМ?

У нас две машины, обе взяты в аренду. Водители заправляются как по карточке, так и по чекам. После представляют авансовый отчет. И в конце месяца приходит счет-фактура со справкой на израсходованный бензин. Нужно ли нам составлять путевые листы? Путевые листы не составлялись в 2002-2003 годах. И поэтому если путевой лист составлять на каждый чек и на каждую заправку, выйдет очень большой объем работы.

Сразу же возникает вопрос: как нам вести учет и делать путевые листы, если счет-фактура приходит только в конце месяца? Нужно выписывать все суммы и литры, а также какой бензин из чека и из справки поставщика, а потом формировать по датам поступление бензина и списание бензина?

Авансовые отчеты, приходные ордера и требования-накладные (М-11) у нас ведутся. Можно ли просто ввести приказ либо какие-то справки-расчеты? Сделать акты списания на основаниях распоряжений или приказов?

В 2004 году проверку ведения бухгалтерского учета мы поручили аудиторам. В аудиторском заключении было замечание о том, что в 2001 и 2002 годах не велся учет бензина (не было путевых листов). Приобретение бензина отражалось только в авансовых отчетах. Правы ли аудиторы, предлагая восстановить учет ГСМ с ведением путевых листов? Ведь учет материалов мы не обязаны были вести.

(ЗАО НПО «Воды Урала»)

1. Согласно п. 4 ст. 1. Федерального закона РФ от 29.12.1995 г. № 222-ФЗ «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности», действовавшего до 01.01.2003 г., организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, предоставлялось право оформления первичных документов бухгалтерской отчетности и ведения Книги учета доходов и расходов по упрощенной форме, в том числе без применения способа двойной записи, Плана счетов и соблюдения иных требований, предусмотренных действующими положениями о ведении бухгалтерского учета и отчетности.

При этом упрощенная форма первичных документов бухгалтерской отчетности и ведения Книги учета доходов и расходов устанавливалась Министерством финансов РФ и являлась единой на всей территории РФ.

Приказом Минфина РФ от 22.02.1996 г. № 18 утверждена форма Книги учета доходов и расходов, а также Порядок отражения в книге учета доходов и расходов хозяйственных операций субъектами малого предпринимательства, применяющими упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности.

Согласно п. 1 указанного Порядка субъекты малого предпринимательства – юридические лица и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, ведут Книгу учета доходов и расходов, в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражаются хозяйственные операции, осуществленные в отчетном периоде.

Во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» приказом Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

П. 1.2 указанного приказа утверждены формы первичной документации – №№ 3 «Путевой лист легкового автомобиля», 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля», 4 «Путевой лист легкового такси», 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», 4-П «Путевой лист грузового автомобиля», 6 «Путевой лист автобуса», 6 спец. «Путевой лист автобуса необщего пользования», 8 «Журнал учета движения путевых листов».

Указанные документы являются первичными документами.

П. 2 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Затраты на приобретение топлива уменьшают валовую выручку в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на основании первичных документов, подтверждающих обоснованность данных расходов при использовании автомобиля в производственных целях.

Таким основным первичным документом учета работы автотранспорта является путевой лист.

Кроме того, путевой лист не только подтверждает фактический расход топлива, но и позволяет рассчитать его экономически оправданный объем, который, собственно, и уменьшает полученный организацией доход.

Расходы на ГСМ должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и связаны с получением доходов.

А подтверждением затрат могут быть только документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством

Путевой лист является одним из обязательных документов, которыми подтверждается расход горюче-смазочных материалов.

Об этом, в частности, говорится в письме Минфина РФ от 21.05.2002 г. № 04-04-06/93.

При проверке уплаты единого налога ИМНС может заинтересоваться, насколько обоснованно были списаны затраты на ГСМ.

Поэтому важно доказать обоснованность списания затрат на ГСМ, то есть у организации должны быть чеки на топливо и путевые листы.

Инспекторы вправе проверить эти документы, например, сравнить маршруты, указанные в путевых листах, с адресами контрагентов.

На основании вышеизложенного для исчисления совокупного дохода (разницы между валовой выручкой и стоимостью использованных в процессе производства товаров (работ, услуг)) необходимо составление путевых листов, и аудиторы правы, предлагая вам восстановить учет ГСМ с ведением путевых листов.

Кроме того, о необходимости составления путевых листов свидетельствует сложившаяся по данному вопросу арбитражная практика.

Так, в частности, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 08.07.2002 г. № А56-8533/02 признал правомерными действия ИМНС, которая при проведении проверки указала на необоснованность отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на бензин, производственное использование которых не подтверждено соответствующими путевыми листами.

Более того, в ряде случаев арбитражные суды отказывали в признании правомерности затрат организации на ГСМ даже при наличии путевых листов, на том основании, что они не были оформлены надлежащим образом (отсутствовали сведения о годе выпуска, марке, госномере, либо маршруте транспортного средства (постановление ФАС СЗО от 16.06.2000 г. № А56-31018/99)

Таким образом, для надлежащего учета расходов на ГСМ для целей исчисления единого налога налогоплательщиками, применяющими УСН, необходимо ведение и надлежащее оформление путевых листов.

2. Что касается порядка учета топлива, то это зависит от того, как оно приобретается: за наличный расчет или по талонам.

Если топливо приобретается за наличные, как правило, водителю выдают деньги под отчет.

На них он покупает топливо на автозаправочных станциях (АЗС).

В этом случае к авансовому отчету необходимо приложить только кассовый чек.

Когда топливо приобретается по талонам, то к накладной необходимо прикладывать счет-фактуру, где будет выделен НДС.

Талоны могут быть «рублевые», на которых указана стоимость топлива, или «литровые», где прописано количество и марка топлива.

Учет талонов ведется в книге движения талонов, где регистрируется дата покупки талонов и их выдача водителям.

Форму книги организации разрабатывают самостоятельно.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и действителен только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Составление и ведение путевых листов не связано с выставлением счетов-фактур на приобретаемые ГСМ.

3. В связи с тем, что с 2003 г. организация применяла упрощенную систему налогообложения (объект налогообложения – доходы) она, согласно п. 3 ст. 4 Закона «О бухгалтерском учете», освобождается от обязанности ведения бухгалтерского учета, ведет учет доходов и расходов в порядке, установленном главой 26.2 НК РФ, и ведет учет основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством РФ о бухгалтерском учете.

Согласно пунктам 2.6 и 2.7 Порядка отражения хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного приказом МНС РФ от 28.10.2002 г. № БГ-3-22/606, в графе 6 Книги учета доходов и расходов организации отражают все расходы, произведенные в результате осуществления хозяйственной деятельности, в графе 7 отражают расходы, указанные в ст. 346.16 НК РФ.

При этом указанные графы заполняется только теми организациями, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.

Исходя из изложенного, ведение документооборота по ГСМ для целей налогообложения при применении организацией упрощенной системы налогообложения (объект – доходы) необязательно.

Директор ООО «НК Ваш налоговый представитель» Юсупов М.Т.

© ООО «НК Ваш налоговый представитель»

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru