Утерянный счет-фактура. Разбираемся с копией

Тематики: НДС

В организации утерян счет-фактура поставщика за 2007 год (выяснилось при внутренней проверке). У поставщика с 2008 года – новые руководители (директор, главбух).

Что они должны нас представить взамен утерянного счета-фактуры? Если оригинал, то как быть с подписями? Если копию, то нужно ли ее заверять и кем? Надо ли будет заполнять дополнительные листы книги покупок в период обнаружения ошибки или нужно просто приложить счет-фактуру к журналу учета счетов-фактур в том периоде, в котором он был изначально получен?

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.

В главе 21 НК РФ нет положений, касающихся применения налоговых вычетов на основании копии счета-фактуры.

Заметим, что на практике суды, как правило, выносят решения в пользу налогоплательщиков, принявших НДС к вычету на основании копий счетов-фактур, тем более что эти копии всегда можно подтвердить оригиналами счетов-фактур, которые находятся у поставщиков (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 07.03.2006 г. № А57-20769/04-28 и ФАС Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 г. № Ф04-6965/2005(15491-А67-15)).

Причем сами налоговики говорят о том, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Такие рекомендации приведены в письме УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 г. № 26-12/43411.

УМНС РФ по г. Москве в письме от 01.08.2003 г. № 24-11/42672 прямо указало, что покупателю допускается использовать копию (дубликат) счета-фактуры, заверенную в установленном порядке.

Каким образом должна быть заверена копия счета-фактуры, чтобы она признавалась «заверенной в установленном порядке»?

Обратимся к древнему, но до сих пор действующему нормативному акту – Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (документ применяется в редакции от 08.12.2003 г.).

Несмотря на название, Указ распространяется не только на отношения, связанные с заверением копий документов, касающихся прав граждан.

Действующее законодательство не регулирует порядок заверения копий документов в интересах организаций.

В такой ситуации следует руководствоваться ст. 6 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с которой возможно применение гражданского законодательства по аналогии, то есть применение норм, регулирующих сходные отношения.

К тому же на практике арбитражные суды применяют нормы вышеназванного Указа в отношении копий документов, касающихся деятельности организаций (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 20.07.2004 г. № А68-АП-122/Я-04 и ФАС Северо-Кавказского округа от 25.06.2003 г. № Ф08-2194/2003-809А).

Согласно п. 1 Указа верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Например, организация-поставщик может заверить копию счета-фактуры следующим образом:

Копия верна, подлинник находится в организации.

Директор ООО «Ромашка» _____________ И.И. Иванов

06 июня 2008 г.

Кроме того, на этой копии должна стоять печать организации-поставщика.

Если руководитель организации-поставщика сменился, то подпись руководителя, заверившего копию счета-фактуры, будет отличаться от подписи руководителя на самом счете-фактуре.

Для того, чтобы у налоговиков не возникало вопросов по поводу подписи руководителя, можно запросить у поставщика документ, подтверждающий полномочия нового руководителя организации.

Так, например, для ООО таким документом будет являться выписка из протокола общего собрания участников ООО, на котором был избран этот руководитель.

Согласно п. 2 Указа № 9779-Х организации самостоятельно заверяют копии документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Нотариальное заверение копий счетов-фактур законодательством не предусмотрено, но при желании можно заверить копию счета-фактуры и в нотариальном порядке.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Согласно п.п. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относится плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление.

При этом такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке.

Однако налоговая инспекция может посчитать плату за нотариальное заверение копии счета-фактуры экономически не оправданной (в связи с тем, что законодательством обязательное нотариальное заверение копии данного документа не предусмотрено) и не согласиться с признанием этих затрат расходами в целях исчисления налога на прибыль организаций.

Непризнанные расходы будут «стоить» всего 10 рублей, именно такая плата взимается за нотариальное заверение одной страницы копии документа (п.п. 9 п. 1 ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных Верховным Советом РФ 11.02.1993 г. № 4462-1).

Согласно п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914, при необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.

ФНС РФ в письме от 06.09.2006 г. № ММ-6-03/896@ разъяснила, что дополнительный лист книги покупок оформляется при необходимости внесения изменений в книгу покупок, в частности, в случае внесения продавцом исправлений в уже зарегистрированный счет-фактуру, а также при обнаружении налогоплательщиком-покупателем в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации в книгах покупок счетов-фактур, полученных в истекших налоговых периодах.

В Вашем случае счет-фактура уже был зарегистрирован в книге покупок в 2007 г., никакие изменения в него не вносились.

Поэтому Вы просто приложите заверенную копию счета-фактуры к журналу учета полученных счетов-фактур за тот период, в котором оригинал счета-фактуры был изначально получен, а дополнительный лист книги покупок оформлять не требуется.