В командировку – на личном транспорте

Компания работает на упрощенной системе налогообложения «доходы». Довольно часто разным сотрудникам приходиться ездить в служебные командировки на личных автомобилях и не только на личных.

Можно ли компенсировать расходы на ГСМ, основываясь на предоставленных чеках с заправочных станций, служебных записках, командировочных удостоверениях? Так как не всегда сотрудники ездят на личных автомобилях, а со знакомыми, родственниками, и поэтому нет возможности составить договор на аренду с экипажем или приказ на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей. Проезд на междугороднем транспорте не всегда может быть возможным, так как необходимо заезжать в несколько мест, находящихся в разных концах города и т.п.

Налогоплательщики налога при УСН, выбравшие объект налогообложения «доходы», налоговый учет расходов не ведут.

Поэтому для целей налогообложения не важно, как и на что компания будет тратить деньги, оставшиеся после уплаты налога.

Если Вы ведете бухгалтерский учет, то в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными докумен­тами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Подтверждением оплаты ГСМ для личного автомобиля, на котором работник отправился в командировку, будут служить кассовые чеки с АЗС.

Ст. 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В приказе о направлении в командировку нужно указать, что работник отправляется в командировку на личном автомобиле и ему будет компенсирована стоимость ГСМ.

При этом работодатель не вправе, а обязан возместить работнику в случае направления в служебную командировку расходы на проезд.

В случае поездки на автомобилях знакомых или родственников работник не сможет предоставить никакого подтверждающего расходы документа.

Работодатель вправе выплатить работнику какую-либо компенсацию за проезд в такой ситуации.

Как уже было сказано, на налогообложение это никак не повлияет.

Но в бухгалтерском учете без подтверждающих документов данные расходы не будут учтены.