Всё об исправлениях в бухгалтерских документах: правила, способы, примеры

Ошибки могут возникать на любом этапе документооборота: от составления первичных документов до формирования бухгалтерской отчетности.

Основой для исправления ошибок являются нормативные акты, регулирующие бухгалтерский учет:

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ) 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»,
Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»,
информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33,
прочие разъяснения контролирующих органов.

Полный разбор ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Правила исправления бухгалтерского документа на бумажном носителе

По общему правилу, установленному п. 19 ФСБУ 27/2021, исправление в бухгалтерском документе осуществляется таким образом чтобы было понятно, какие данные являются ошибочными, а какие исправленными.

Исправление должно содержать дату корректировки и сведения о лице, которое внесло это исправление: должность, фамилия, инициалы и личная подпись (корректурный способ).

Исправление в бухгалтерском документе выполняется путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания правильного текста или суммы сверху зачеркнутого.

Зачеркивание осуществляется одной чертой и при этом так, чтобы пользователь мог прочитать зачеркнутый текст или сумму.

Кроме того, на документе, где произведено исправление, необходимо сделать надпись «Исправлено».

Ни в коем случае нельзя исправлять документ путем замазывания, стирания или тому подобных подчисток.

Какие документы можно исправлять путем зачеркивания

Указанным способом можно корректировать практически все первичные документы, оформленные на бумажном носителе: товарные и транспортные накладные, акты, универсальные передаточные документы (УПД), спецификации, путевые листы, кадровые документы (приказы, табеля, штатное расписание) и пр.

Главное условие внесения исправлений – они должны быть оформлены надлежащим образом и согласованы с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Какие документы нельзя исправлять

Согласно п. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» ограничения на внесение исправлений в первичный учетный документ устанавливаются федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Такое ограничение, к примеру, установлено п. 4.7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому внесение исправлений не допускается в кассовые документы.

При этом п. 4.1 Указаний определено, что к кассовым документам отнесены приходные кассовые ордера формы 0310001 и расходные кассовые ордера формы 0310002.

Таким образом, если ошибка допущена в кассовом документе, то он исправлению не подлежит. В этом случае надлежит оформить новый документ взамен испорченного.

Как исправить электронный документ

Порядок исправления документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, установлен п. 20 ФСБУ 27/2021.

Согласно указанному положению, если в электронном документе содержится ошибка, то необходимо составить новый документ и при этом такой документ должен содержать указание:

на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа,
на дату исправления,
на электронные подписи лиц, составивших исправленный первичный документ.

И главное – средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Как исправить ошибки в бухгалтерском регистре

Исправление в бухгалтерском регистре осуществляется путем внесения в него исправительной записи по счетам бухгалтерского учета.

Исправительная запись делается:

на ту же сумму, что и ошибочная запись, но со знаком минус («красное сторно»),
на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины (дополнительная проводка).

Период исправления бухгалтерских ошибок

При внесении исправлений в бухгалтерские регистры важно соблюдать порядок исправления ошибок, уставленный ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утвержден Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н):

1) Если ошибка отчетного года выявлена до окончания этого года, то она исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором была выявлена ошибка.

К примеру, организация неверно исчислила сумму государственной пошлины, что привело к завышению судебных расходов.

Налоговая инспекция по заявлению организации вернула излишне уплаченную госпошлину на счет общества. Уплата и возврат произошли в одном отчетном периоде.

В указанном случае исправить ошибку нужно путем уменьшения отраженных в бухгалтерском учете судебных расходов и расчетов с бюджетом по уплате госпошлины (способом «красное сторно»).

В учете будут произведены следующие записи:

Дебет 68 Кредит 51 «перечислена госпошлина при обращении в суд»

Дебет 91.02 Кредит 68 «госпошлина учтена в составе прочих расходов»

СТОРНО (то есть запись с минусом) Дебет 91.02 Кредит 68 «получено решение налогового органа о возврате излишне перечисленной госпошлины»

Дебет 51 Кредит 68 «на счет возвращена излишне перечисленная госпошлина».

2) Если ошибка отчетного года выявлена после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, то исправительные записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета следует произвести за декабрь отчетного года.

Ошибки прошлых лет

Порядок исправления в текущем периоде ошибок, которые относятся к прошлым отчетным периодам зависит от существенности ошибки.

Порядок исправления существенной ошибки прошлых лет

Существенная ошибка – это ошибка, которая может повлиять на решения, принимаемые пользователями бухгалтерской отчетности. Эти решения основываются на данных за конкретный отчетный период. Каждая организация сама определяет, насколько ошибка важна, учитывая как её размер, так и характер соответствующей статьи отчетности (п. 3 ПБУ 22/2010).

Уровень существенности ошибки закрепляется в учетной политике компании и может быть определен с помощью нескольких подходов:

1) Доходы и расходы. Один из способов — ориентироваться на уровень доходов или расходов компании.

ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» предлагают учитывать отдельно доходы или расходы, которые превышают 5% от общего объема.

2) КоАП РФ. В учетной политике можно указать, что существенность ошибки равна, например, 10% от соответствующих показателей. Это соотносится с определением грубого нарушения бухгалтерского учета в статье 15.11 КоАП РФ.

3) Индивидуальный подход. Уровень существенности может зависеть от удельного веса статьи в балансе, специфики деятельности компании или других конкретных обстоятельств.

Каждая организация может выбрать наиболее подходящий способ определения значимости ошибок в зависимости от своей деятельности и особенностей учета.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется:

1) Записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) 84.

Пример. В декабре 2022 г. общество приобрело оборудование, которое ошибочно не было принято к учету (то есть не отразили в составе основных средств).

По итогам 2023 была проведена инвентаризация, в ходе которой ошибка была выявлена и определена как существенная. Объект был включен в состав основных средств.

В данной ситуации оборудование нужно принять к учету в состав основных средств в текущем отчетном периоде. Кроме того, так как оборудование учтено в составе основных средств, то по нему необходимо начислить амортизацию.

В учете в месяце обнаружения ошибки следует сделать запись:

Дебет 01 Кредит 84 «Выявленное по итогам инвентаризации оборудование учтено в составе основных средств»

Дебет 20 Кредит 02 «доначислены суммы амортизации».

2) Путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов.

Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена (ретроспективный пересчет).

Порядок исправления несущественной ошибки прошлых лет

Ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором была выявлена ошибка.

Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или прочих расходов текущего отчетного периода на счете 91.

Организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, независимо от существенности ошибки могут их исправлять записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором была выявлена ошибка.

Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются у них в составе прочих доходов или прочих расходов текущего отчетного периода.

Правильное и своевременное исправление ошибок в бухгалтерских документах – это залог достоверности бухгалтерского учета и отчетности.

Соблюдение установленных законодательством правил позволяет минимизировать риски возникновения налоговых санкций и претензий со стороны контролирующих органов.