Свежий номер: № 41 (78) – Октябрь 2021

Загранкомандировки. Документальное оформление

Статья в журнале: №23 (933) — Июнь 2010 , опубликовано 09.06.2010

Как правильно оформить загранкомандировку сотруднику? На какие нюансы обратить внимание при оформлении документов, чтобы потом безболезненно принять эти затраты в расходы?

Особенности направления работников в служебные командировки (в том числе и зарубежные) установлены одноименным Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749.
По общему правилу, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Как мы отмечали в № 21 «А-Э», для целей признания командировочных расходов в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, оформление приказа о направлении в командировку и служебного задания не является, по мнению чиновников, обязательным.
Данные документы оформляются по усмотрению организации.
Однако в отношении зарубежных командировок есть свои особенности.
Так, согласно п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Командировочное удостоверение оформляется в случае командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Следовательно, при командировке работника в страны с визовым режимом и страны с безвизовым режимом, не относящиеся к СНГ, командировочное удостоверение не оформляется.
В данном случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Поэтому при таких командировках нужно издать приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку, в котором указать срок пребывания в командировке.
Если работник направляется в командировку в страну — участницу СНГ с безвизовым режимом, то ему необходимо оформить командировочное удостоверение.
Связано это с тем, что при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения).
В этой ситуации приказ о направлении в командировку оформляется в том случае, если оформление приказа предусмотрено внутренним документооборотом организации.
Если работник выезжает в командировку в несколько стран Шенгенского соглашения, то в его паспорте будет отметка только о пересечении границы России, поскольку передвижение между странами Шенгенского соглашения свободное.
Подтвердить нахождение работника в каждой из стран могут приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.
Такой вариант признает допустимым Минфин РФ (письмо от 08.09.2006 г. № 03-03-04/1/660).
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Согласно п. 23 Положения работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
При этом и перечисленные дополнительные расходы должны быть документально подтверждены.
Расходы на проезд
В настоящее время практически повсеместно оформляется электронный авиабилет, форма которого утверждена приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134.
Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции также должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции.
Если маршрут-квитанция электронного билета оформлена не на бланке строгой отчетности, то должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Минфин РФ в письме от 05.02.2010 г. № 03-03-05/18 сообщил, что при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, – электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории РФ и за рубеж подтверждающими документами являются в части:
а) произведенных расходов по оплате:
– чек контрольно-кассовой техники;
– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
– подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
– или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
б) факта произведенной перевозки:
– распечатка электронного документа — электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете марш-
руту.
Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.
Минфин настаивает, что в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций.
При этом не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации).
По требованию пассажира авиаперевозчик может оформить архивную справку, в которой содержатся подробные данные (Ф.И.О. пассажира, направление, № рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость (письмо Минфина РФ от 24.03.2010 г. № 03-03-07/6).
ФНС РФ, соглашаясь с тем, что в целях налогообложения прибыли документы, необходимые для исчисления налога на прибыль, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод, в отношении электронного авиабилета высказывает иное, отличное от Минфина, мнение.
В письме от 26.04.2010 г. № ШС-37-3/656@ налоговики сообщили, что в общем случае электронный авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует.
Фамилия, имя пассажира записываются в билет так, как это предусмотрено приказом МВД РФ от 26.05.1997 г. № 310 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ и выезда из РФ и въезда в РФ», а именно – набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы.
Месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.
Кодификаторы (по состоянию на 01.12.2009 г.) размещены на главной странице официального сайта Минтранса РФ www.mintrans.ru в рубрике Авиация (Документы. Минтранс. Авиация).
Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют наименования, указанные на английском языке. При этом они совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной приказом Минтранса РФ от 29.01.2008 г. № 15.
ФНС РФ в данном письме привела наименования реквизитов электронного билета, которые необходимы для анализа при проверке правильности признания расходов в целях исчисления налога на прибыль:
Наименование реквизита электронного билета
Значение на русском языке согласно приказу Минтранса РФ № 15
1
2
ITINERARY/RECEIPT
«маршрут/квитанция»
NAME
NAME OF PASSENGER
«фамилия пассажира»
DATE
«дата отправления рейса»
FROM/TO
«от/до» – наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения
CURRENCY (TOTAL)
«код валюты»
TOTAL
«итоговая стоимость перевозки»
FORM OF PAYMENT
форма оплаты
CLASS
CL
«код класса обслуживания»
TICKET NUMBER
TICKET NO.
«уникальный серийный номер билета»
 
Если в электронном авиабилете указанные в столбце 2 таблицы значения фактически обозначены на иностранном языке и не совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в столбце 1 таблицы, то перевод данных значений необходим. Если совпадают, то перевод не нужен.
Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в командировку в пределах территории РФ.
Расходы по найму жилых помещений
В письме от 16.02.2009 г. № 03-03-05/23 Минфин РФ сообщил, что в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения, выступает выставленный счет.
При этом поскольку выставленный зарубежным отелем счет признается первичным документом, он должен быть переведен на русский язык.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Суточные
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачива­ются:
а) при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
То есть организации необходимо установить разные размеры суточных для зарубежных и внутренних командировок.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
При следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
Выдача валюты
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом РФ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Это установлено п. 16 Положения.
По общему правилу, установленному ст. 9 Закона № 173-ФЗ, валютные операции между резидентами запрещены.
Однако операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, хотя и признаются валютными операциями между резидентами, но разрешены (п.п. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).
Это подтверждает и Президиум ВАС РФ в постановлении от 18.03.2008 г. № 10840/07.
Высшая судебная инстанция указала, что поскольку валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом — резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.
Предприятие может снять для указанных целей иностранную валюту со своего валютного счета в банке.
Командированный работник может сам приобрести иностранную валюту в обменном пункте банка, получив предварительно аванс в рублях.
Документальным подтверждением приобретения иностранной валюты будет являться документ, подтверждающий проведение операции с наличной валютой и чеками.
В соответствии с п. 4.19 Инструкции ЦБ РФ от 28.04.2004 г. № 113-И документ формируется в электронном виде по форме, самостоятельно установленной уполномоченным банком (филиалом уполномоченного банка), с обязательным указанием следующих сведений:
1. Наименование (полное или сокращенное) уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка).
2. Регистрационный номер уполномоченного банка (порядковый номер филиала уполномоченного банка).
3. Почтовые адреса уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка) и обменного пункта.
4. Порядковый номер проводимой операции с наличной валютой и чеками, указанный в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
5. Дата и время совершения операции с наличной валютой и чеками, указанные в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
6. Код вида операции, указанный в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
7. Фамилия, имя, отчество (при его наличии) физического лица.
8. Наименование, серия и номер (при их наличии) предъявленного физическим лицом документа, удостоверяющего личность.
9. Курс (кросс-курс) иностранной валюты.
10. Принято:
10.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.
10.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.
11. Выдано:
11.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.
11.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.
12. Подпись кассового работника.
Можно также перечислить работнику сумму командировочных на его личную банковскую карту.
Отметим, что законодательство не запрещает выдавать деньги сотруднику на служебные расходы в безналичной форме.
Однако ЦБ РФ долгое время утверждал, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо от 18.12.2006 г. № 36-3/2408).
Но в письме от 24.12.2008 г. № 14-27/513 Центробанк сообщил, что ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.
Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».
Тем самым ЦБ РФ дал «добро» на перечисление сумм командировочных на личную банковскую карточку работника.
«Командировочные» деньги можно также перечислить и на корпоративную банковскую карту (об оформлении и учете таких операций см. № 17-18 «А-Э» за 2010 г.).
По возвращении
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (в случае, когда оно необходимо), документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Кроме того, необходимо представить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (письмо Минфина РФ от 12.05.2008 г. № 03-03-06/2/47).
Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru