Замена ЭКЛЗ

Расскажите, пожалуйста, поподробнее о том, как отразить в учете замену ЭКЛЗ в контрольно-кассовой машине.

Согласно Методическим указаниям по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденным решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 25.06.2002 г. № 4/69-2002, электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – это техническое устройство (комплекс программно-аппаратных средств в составе ККМ), обеспечивающее защищенную от не обнаруживаемой коррекции регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации о каждом из проведенных с использованием ККМ денежных расчетов с физическими лицами, необходимой для полного учета доходов в целях правильного исчисления налогов.

С 1 октября 2004 г. из Государственного реестра контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации, исключены практически все модели ККТ, не оснащенные ЭКЛЗ (протокол № 1/77-2004 заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 12.03.2004 г.).

Поэтому все новые ККТ продаются уже оснащенными ЭКЛЗ, то есть стоимость ККТ включает стоимость ЭКЛЗ, поэтому стоимость ЭКЛЗ отдельно не выделяется.

Обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих контрольно-кассовую технику, производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов установлена ст. 5 Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Техническая поддержка контрольно-кассовой техники, нанесение на нее знака «Сервисное обслуживание» и наклеивание на нее марок-пломб, а также введение в фискальную память информации при регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники, замена накопителей фискальной памяти осуществляются только поставщиком или центром технического обслуживания (при этом введение в фискальную память информации и замена накопителей производятся с участием представителей налоговых органов) (п. 12 Положения о регистрации и применении ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470)).

То есть у самой фирмы нет необходимости приобретать ЭКЛЗ: при необходимости замены ЭКЛЗ фирма просто обращается в ЦТО, который производит все работы по замене ЭКЛЗ с применением своих расходных материалов (к которым относится и ЭКЛЗ).

Согласно ст. 704 Гражданского кодекса РФ по общему правилу работа выполняется иждивением подрядчика – из его материалов, его силами и средствами.

Таким образом, при необходимости замены ЭКЛЗ фирма оплачивает ЦТО работы, при выполнении которых ЦТО использует свои материалы (ЭКЛЗ).

Поэтому нет необходимости просить ЦТО выделять в документах стоимость устройства ЭКЛЗ отдельно.

Замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:

– при заполнении ЭКЛЗ;

– при истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;

– при перерегистрации ККМ;

– при неисправности ЭКЛЗ.

При заполнении ЭКЛЗ производится замена заполненной ЭКЛЗ на новую (чистую), но такую же ЭКЛЗ.

То есть в данном случае не происходит улучшения характеристик ККТ, а значит операция по замене ЭКЛЗ признается не модернизацией, а ремонтом ККТ.

Поскольку замена ЭКЛЗ, признаваемая ремонтом, не увеличивает первоначальную стоимость ККТ как основного средства, то на начисление амортизации факт замены ЭКЛЗ влияния не оказывает.

То есть амортизация ККТ начисляется в обычном порядке.

В бухгалтерском учете расходы на ремонт ККТ признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

– силами ЦТО произведены работы по замене ЭКЛЗ;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– отражен НДС, предъявленный ЦТО;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– перечислены денежные средства в оплату выполненных ЦТО работ по замене ЭКЛЗ.

Если ЦТО выделяет стоимость ЭКЛЗ отдельно, то бухгалтерские записи при замене ЭКЛЗ будут следующими:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– отражено приобретение ЭКЛЗ;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– отражен НДС, предъявленный поставщиком;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– перечислены денежные средства поставщику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10

– списана стоимость ЭКЛЗ, установленной на ККТ.

Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователя в течение 5 лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения.

Порядок регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники установлен Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденным постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470.

Перерегистрация и снятие контрольно-кассовой техники с регистрации осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты представления заявления в налоговый орган, в котором зарегистрирована контрольно-кассовая техника.

К заявлению прилагаются паспорт контрольно-кассовой техники и карточка регистрации.

О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации контрольно-кассовой техники делается отметка в паспорте контрольно-кассовой техники, которая заверяется печатью налогового органа.

При перерегистрации ККТ ЭКЛЗ обязательно подлежит замене.

Пользователь ККТ должен направить в ЦТО гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.

УФНС по г. Москве письмом от 28.12.2005 г. № 22-12/97245 рекомендовало следующую процедуру замены ЭКЛЗ.

Пользователь ККТ после проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ и оформления ЦТО необходимых документов представляет в налоговый орган:

– формуляр (технический паспорт) ККТ;

После замены и активизации ЭКЛЗ производится запись в графе «Особые отметки» о дате замены и активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ. Запись заверяется штампом, оттиском пломбира и подписью специалиста ЦТО, производившего замену и активизацию ЭКЛЗ;

– дополнительный лист к паспорту версии с отметкой об активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ и даты активизации, заверенный подписью исполнителя и печатью ЦТО;

– акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ (приложение А к паспорту ЭКЛЗ). Оформляется специалистом ЦТО, производившим ввод ЭКЛЗ в эксплуатацию, заверяется подписью и печатью ЦТО.

При этом перед снятием ЭКЛЗ ЦТО проводит закрытие архива.

Согласно Методическим указаниям по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах закрытие архива – это процедура, завершающая функционирование ЭКЛЗ в составе ККМ.

То есть без закрытия архива ЭКЛЗ нельзя снять.

Для оформления снятия показаний счетчиков контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин применяется унифицированная форма № КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132.

Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста ЦТО.

При этом в поле акта «Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста ЦТО о состоянии блока фискальной памяти» должна быть сделана запись о выполненной технологической процедуре, состоянии блока фискальной памяти и состоянии ЭКЛЗ до выполнения технологической процедуры.

Показания счетчиков ККТ до выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта «Перед отправкой машины в ремонт».

Показания счетчиков кассового аппарата после выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта «При возврате машины из ремонта в организацию».

Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Должностное лицо налогового органа подписывает акт по форме № КМ-2 в разделе «При возвращении (приеме) из ремонта».

Акт подписывается в трех экземплярах и заверяется штампом налогового органа. Один экземпляр остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта передается пользователю для передачи в ЦТО. Третий экземпляр остается у пользователя.

Налоговый орган после получения всего комплекта документов и проверки правильности их оформления возвращает их пользователю вместе с карточкой регистрации ККТ с отметкой об активизированной ЭКЛЗ.

Без замены ЭКЛЗ нельзя снять ККТ с учета и, соответственно, нельзя поставить ККТ на учет по новому месту нахождения.

Для целей налогообложения прибыли расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (ст. 260 НК РФ).